Promocodes stellen je in staat om kortingen in percentage of een vast bedrag aan je kopers aan te bieden, of verborgen tickets te ontgrendelen die voor bepaalde personen zijn gereserveerd. Ze worden gebruikt om je voorverkopen te beheren, je partners te belonen of exclusieve toegang te creëren.
Ga naar Promocodes vanuit het menu van je evenement.
Een promocode maken
Klik op Promocodes maken. De modale biedt twee modi: een unieke code of meerdere codes tegelijk (zie volgende sectie).
Definieer de code die je kopers moeten invoeren (bijvoorbeeld: EARLY20, PARTNER, VIPACCESS). De code moet in hoofdletters en cijfers zijn, zonder spaties of speciale tekens. Maximaal 50 tekens.
Voeg een interne notitie toe (optioneel) om je te herinneren aan wie of waarvoor deze code dient (bijvoorbeeld: "Voor sponsorpartners"). Deze notitie is alleen zichtbaar voor je team.
Geef de kortingswaarde aan en kies het type: percentage (%) of vast bedrag (€). Bijvoorbeeld, 20 % of 10 €. Zet 0 als je de code alleen wilt gebruiken om een verborgen ticket te ontgrendelen, zonder korting toe te passen.
Stel de gebruiksbeperking in (optioneel). Laat leeg voor onbeperkt gebruik, of geef een maximaal aantal aan (bijvoorbeeld, 50 voor 50 keer in totaal).
Kies de beschikbaarheidsperiode : tot het einde van de verkoop (standaard), of aangepaste data om de code te beperken tot een specifieke periode. Beschikbare snelkoppelingen: "Nu" en "Begin van het evenement".
Kies de status van de code: actief of inactief. Een inactieve code wordt geweigerd bij aankoop, zelfs tijdens de geldigheidsperiode. Je kunt deze op elk moment activeren vanuit de lijst.
Koppel de code aan de betreffende tickets (zie Associatie met tickets hieronder).
Associatie met tickets
Drie opties:
Alle tickets en extra's → de code is van toepassing op alles
Alleen een selectie → kies de betreffende tickets
Een verschillende waarde per ticket → bepaal een specifieke korting voor elk ticket (bijvoorbeeld, -20% op de Standaard Toegang maar -10% op de VIP Pass)
Meerdere codes tegelijk maken
Selecteer in de creatiemodale de modus "Meerdere codes". Twee manieren om te genereren:
Met namen : voer een naam per regel in (bijvoorbeeld PARTNER, PERS, SPONSOR), en geef vervolgens het aantal codes per naam aan. Het overzicht geeft het totaal aan voordat je bevestigt (bijvoorbeeld "3 namen x 10 = 30 codes").
Anoniem : selecteer "Willekeurige codes genereren, zonder naam".
De optie "Een willekeurige reeks van 4 cijfers toevoegen" is standaard aangevinkt. Als je deze uitschakelt, is de code alleen de naam (bijvoorbeeld PARTNER in plaats van PARTNER4821), wat het gemakkelijk te raden maakt.
Alle configuratievelden (waarde, limiet, periode, ticketassociatie) worden gedeeld door alle gegenereerde codes.
Importeren vanuit een spreadsheet
Om een groot aantal codes met verschillende configuraties te maken, gebruik je de spreadsheetimport.
Klik op de pagina Promocodes op Importeren.
Twee benaderingen:
Gebruik ons model (downloadbaar vanuit de importmodale) voor een kant-en-klaar formaat. Als je bestand exact de kolommen van het model overneemt, wordt de mappingstap overgeslagen en ga je direct naar de preview.
Gebruik je eigen Excel- of CSV-bestand. PassPass stelt je vervolgens in staat om je kolommen aan de verwachte velden te koppelen.
Stap 1: Bestand
Upload je Excel (.xlsx) of CSV-bestand.
Stap 2: Kolommen
Koppel je kolommen aan de PassPass-velden. PassPass vult automatisch in wat het herkent. Controleer de koppelingen. Een kolom Voorbeeld toont de eerste werkelijke waarde van je bestand.
Als je het PassPass-model gebruikt, wordt deze stap automatisch overgeslagen.
De acht velden:
Code (verplicht): hoofdletters en cijfers, maximaal 50 tekens, uniek voor het evenement. Regel geweigerd als leeg
Waarde (de kolom is verplicht): nummer. Een lege cel is 0 (een code van 0 is een toegangscode, geen fout)
Type % of € (in te vullen): geen standaard. Het menu blijft rood zolang het niet is ingevuld. Een "10" kan 10% of 10€ betekenen, PassPass raadt het niet
Interne notitie (optioneel): vrije tekst, onzichtbaar voor de koper
Gebruiksbeperking (optioneel): geheel getal minimaal 1. Leeg = onbeperkt
Startdatum (optioneel): formaat DD/MM/JJJJ. Leeg = nu
Einddatum (optioneel): idem. Leeg = altijd geldig
Geassocieerde tickets (optioneel): exacte namen gescheiden door een puntkomma (;). Leeg = alle tickets
De scheidingsteken voor tickets is de puntkomma, niet de komma, omdat ticketnamen vaak komma's bevatten.
Stap 3: Voorbeeld (Codes)
Een tabel waarin alles kan worden gecorrigeerd zonder terug te gaan naar Excel: type, waarde, limiet, data en geassocieerde tickets. Selecteer meerdere regels en klik op Bewerken om ze in één keer bij te werken.
Regels met fouten verschijnen in rood met een info-icoon dat de fout uitlegt. Een regel met fouten blokkeert de import.
Stap 4: Bevestiging
Het overzicht toont wat er wordt aangemaakt: code, werkelijke korting (50% of 12,00€), limiet, geldigheid, tickets. Niet ingevulde waarden verschijnen als Onbeperkt, Altijd, Alle tickets.
De import is alles of niets. Als de batch mislukt, wordt er geen enkele code aangemaakt. Duplicaten worden geweigerd, niet samengevoegd. Een code die al bestaat op het evenement laat zijn regel mislukken. Om te importeren, verwijder eerst de bestaande code of verwijder de regel uit het bestand.
Veelvoorkomende fouten
"De code X verschijnt meerdere keren" → duplicaat in het bestand
"De code X bestaat al op dit evenement" → duplicaat met een bestaande code
"Een percentage moet een geheel getal tussen 0 en 100 zijn" → geen decimaal, niet boven de 100
"Ongeldige waarde, deze kan niet negatief zijn" → negatief getal
"De einddatum moet na de startdatum liggen" → omgekeerde data
"Onbekend ticket: X" → verkeerd gespelde naam, kopieer deze vanuit het tabblad "Beschikbare tickets" van het model
"Code te lang (maximaal 50 tekens)" → verkort de code
Twee soorten gebruik
Kortingscode
Het klassieke geval: een code met een waarde in percentage of een vast bedrag (bijvoorbeeld, EARLY20 = 20 % korting, of PROMO10 = 10 € korting). Wanneer een koper de code invoert, tonen de betreffende tickets een groene "Korting" badge, de originele prijs is doorgestreept en de nieuwe prijs verschijnt ernaast. De korting wordt ook weergegeven als een aparte regel in het besteloverzicht.
Kortingscodes zijn alleen van toepassing op betaalde tickets. Gratis tickets (0 €) worden niet beïnvloed door een kortingscode.
Ontgrendelingscode
Een code met 0 % of 0 € korting, gekoppeld aan een ticket waarvan de zichtbaarheid is ingesteld op Zichtbaar met promocode. Het ticket is onzichtbaar op de verkooppagina totdat de koper de code invoert. Het ticket verschijnt dan in de lijst, en de koper kan het normaal kopen.
Dit is het ideale mechanisme voor:
Exclusieve voorverkopen (ticket gereserveerd voor nieuwsbriefabonnees)
Partner- of sponsor toegang
Gratis uitnodigingen (code op 100 % + verborgen ticket)
Je kunt beide combineren: een code van 50 % gekoppeld aan een verborgen ticket. De koper ontgrendelt het ticket EN krijgt een korting.
Let op dat je niet verward raakt: 100 % = gratis ticket (de korting dekt de volledige prijs). 0 % of 0 € = geen korting (de code dient alleen om een verborgen ticket te ontgrendelen).
Hoe de koper een promocode gebruikt
Tijdens het aankoopproces wordt bovenaan de checkout een "Promocode" tag weergegeven. De koper klikt erop om een modale te openen, voert zijn code in en klikt op Toepassen. Er verschijnt een bevestigingsbericht, en de korting (of het ontgrendelde ticket) wordt onmiddellijk toegepast.
De koper ziet ook het resterende aantal keren dat de code kan worden gebruikt, wat een gevoel van urgentie kan creëren als het aantal beperkt is.
Een promocode delen via een link
Elke code heeft een deelbare link. Deze link activeert de code standaard, zonder dat de koper deze handmatig hoeft in te voeren.
Concreet: de koper klikt op je link, komt op de verkooppagina met de promotie al toegepast (of het verborgen ticket al ontgrendeld), en kan direct kopen.
Haal de link op via het menu (drie puntjes) van je promocode, of vanuit het configuratiescherm van de code.
Dit is de voorkeursoptie voor je e-mailcampagnes, je partners en de pers. Geen code om over te typen, geen typefouten, geen verlaten winkelwagentjes. Gecombineerd met een code met waarde 0, levert dit een uitnodigingslink op die een gereserveerd ticket onthult.
Volg en beheer je codes
De lijst toont voor elke code: de code, de korting, het aantal keren gebruikt, de gekoppelde tickets, het einde van de geldigheid, de status en het laatste gebruik. Je kunt zoeken op code of interne notitie.
De statussen
Actief → bruikbaar
Inactief → handmatig gedeactiveerd, geweigerd bij aankoop
Gepland → de startdatum is nog niet bereikt
Verlopen → einddatum verstreken
Limiet bereikt → het maximale aantal keren gebruikt is bereikt
Acties op een code
Vanuit het menu (drie puntjes) van een code: activeren / deactiveren, de link delen, de code kopiëren.
Groepsacties
Selecteer meerdere codes om een batchactie uit te voeren: activeren, deactiveren, dupliceren, de codes kopiëren, de deelbare links kopiëren, de selectie exporteren (Excel), verwijderen.
Codes die al zijn gebruikt, worden gedeactiveerd in plaats van verwijderd, om de bestelgeschiedenis te behouden.
Veelvoorkomende gebruikssituaties
Vroege vogel
Code EARLY20 met 20 % korting, beperkt tot 100 keer gebruik, beschikbaar tijdens de eerste 2 weken van de verkoop. Deel het in je nieuwsbrief om de eerste inschrijvers te belonen.
Partneruitnodiging
Code PARTNER100 met 100 % korting, beperkt tot 20 keer gebruik. Je partners krijgen gratis toegang door deze code in te voeren. Geen apart ticket nodig.
Geheim VIP-ticket
Maak een "VIP Pass" ticket met de zichtbaarheid Zichtbaar met promocode, en vervolgens een VIPACCESS code met 0 %. Alleen personen met de code zien en kunnen het VIP-ticket kopen.
Seriële persuitnodigingen
Genereer 20 codes genaamd PERS met een willekeurige reeks (PERS4821, PERS7193...), waarde 0 €, gekoppeld aan het verborgen "Pers Pass" ticket. Elke journalist ontvangt zijn eigen code of link, en je volgt het gebruik individueel.
Voorbeeld van spreadsheetimport
Drie regels in je bestand:
EARLYBIRD, "Lancering", %, 20, 100, 01/09/2026, 30/09/2026 → -20% op alle tickets, 100 keer gebruik, gedurende september
PERS2026, "Persuitnodigingen", €, 0, 20, , , Pers Pass → geen korting, ontgrendelt de verborgen "Pers Pass"
GRATIS, "Partners", %, 100, 10, , , Dagpas → gratis ticket op de "Dagpas"
Ja, promocodes accepteren alleen hoofdletters en cijfers, zonder spaties of speciale tekens. Maximaal 50 tekens. Bijvoorbeeld: EARLY20, VIP2024, PARTNER.
De beperking is globaal, voor alle bestellingen samen. Als je een limiet van 50 instelt, kan de code in totaal 50 keer worden gebruikt. De waarde van een promocode is van toepassing op een ticket (of extra) en niet op een hele bestelling.
De nieuwe code vervangt de oude. Echter, als de oude code een verborgen ticket had ontgrendeld, blijft dat ticket zichtbaar, zelfs na het wijzigen van de code. De korting wordt herberekend volgens de nieuwe code.
Ja, bij het aanmaken van de code kun je kiezen om de korting toe te passen op alle tickets en extra's of op specifieke items. Een extra zoals een T-shirt kan dus ook van de korting profiteren.
Ja, bij het aanmaken van de code kies je de optie "Een verschillende waarde per ticket". Je kunt bijvoorbeeld -20% toepassen op de Standaard Toegang en -10% op de VIP Pass met één code.
Een gedeactiveerde code wordt geweigerd bij aankoop maar blijft zichtbaar in je lijst. Een verwijderde code verdwijnt uit de lijst. Als de code al is gebruikt, wordt deze automatisch gedeactiveerd in plaats van verwijderd, om de bestelgeschiedenis te behouden.