Wanneer een deelnemer een ticket koopt op PassPass, bent u als organisator de wettelijke verkoper. PassPass treedt op als technische tussenpersoon en vergemakkelijkt de transactie, maar de verkoop wordt gesloten tussen u en uw deelnemer. Facturen moeten dus op uw naam worden uitgereikt, niet op naam van PassPass.
Om deze stap te vereenvoudigen, stelt PassPass een facturatiemodule ter beschikking. Met deze tool kunt u PDF-facturen aanmaken, nummeren en versturen naar uw deelnemers, rechtstreeks op basis van bestellingen die u exporteert vanuit uw PassPass-dashboard.
Ga naar de facturatiemodule → invoice.passpass.be
De facturatiemodule is een apart hulpmiddel, los van uw gewone dashboard. Uw PassPass-account (dashboard.passpass.be) werkt niet op deze module → u moet een nieuw account aanmaken op invoice.passpass.be.
Uw account aanmaken
Ga naar invoice.passpass.be en maak een nieuw account aan. Dit account is onafhankelijk van uw PassPass-account → zelfs als u hetzelfde e-mailadres gebruikt, is het een apart account met een eigen wachtwoord.
Na registratie komt u op uw facturatiedashboard terecht.
Uw instellingen configureren
Voordat u uw eerste factuur genereert, configureert u uw facturatiegegevens in Instellingen :
Ondernemingsnummer → uw BTW- of ondernemingsnummer
Officiële naam → de officiële naam van uw organisatie
Facturatieadres → het adres dat op uw facturen zal verschijnen
Productomschrijving → het label dat op de factuurregel verschijnt (bijvoorbeeld "Toegang tot de workshops"). U kunt de tag {event_name} gebruiken om automatisch de evenementnaam in te voegen
Documenttaal → kies de taal waarin de facturen worden gegenereerd (Frans, Nederlands of Engels)
Een evenement aanmaken
Klik vanuit uw dashboard op Factuur aanmaken en selecteer Nieuw evenement. Geef het een naam (bijvoorbeeld de naam van uw PassPass-evenement) en stel het toepasselijke BTW-tarief in.
Als u al een evenement hebt aangemaakt en nieuwe deelnemers wilt toevoegen, selecteert u gewoon het bestaande evenement in plaats van een nieuw te maken.
Uw deelnemers importeren
U hebt twee opties om deelnemers toe te voegen :
Handmatige invoer → voer de gegevens een voor een in
Import via Excel-bestand (aanbevolen) → importeer rechtstreeks het bestand dat u vanuit uw PassPass-dashboard hebt geëxporteerd
Om het bestand vanuit PassPass te exporteren :
Ga naar de sectie Bestellingen van uw PassPass-dashboard
Klik op Exporteren om het Excel-bestand te downloaden
Klik in de facturatiemodule op Importeren en selecteer dit bestand
De module geeft aan hoeveel rijen geldig zijn → dit aantal komt overeen met betaalde bestellingen (gratis bestellingen genereren geen factuur).
In meerdere golven importeren
U hoeft niet te wachten tot alle bestellingen binnen zijn om te beginnen met factureren. Exporteer bijvoorbeeld een week na uw evenement uw bestellingen vanuit PassPass en importeer ze om een eerste golf facturen te versturen. De week daarna exporteert u gewoon opnieuw alle bestellingen van het evenement vanuit uw PassPass-dashboard en importeert u dit bestand in hetzelfde evenement op invoice.passpass.be → de module sluit automatisch bestellingen uit waarvoor al een factuur is aangemaakt. U hoeft uw importbestand niet te sorteren of aan te passen, de module regelt dat.
Uw facturen bekijken
Voordat u valideert, kunt u elke factuur bekijken door op het voorbeeldpictogram te klikken. Elke factuur toont :
De uitgever → uw facturatiegegevens (op basis van uw instellingen)
De ontvanger → de gegevens van de persoon die de bestelling heeft geplaatst
Het bedrag excl. BTW en de BTW → PassPass-tickets worden BTW-inclusief verkocht, de factuur toont de uitsplitsing
Het verschuldigde saldo → 0 € aangezien de factuur wordt uitgereikt na de aankoop (de deelnemer heeft al betaald)
Nummeren en valideren
Wijs een factuurnummer toe door uw nummeringsreeks te configureren :
Prefix → bijvoorbeeld "FA2026" of elk ander formaat dat past bij uw boekhouding
Startnummer → pas het aan zodat het aansluit bij de reeds gestarte reeks in uw boekhoudkundig dagboek
Aantal cijfers → pas het aantal cijfers na het prefix aan
Een voorbeeld linksonder toont het resultaat in real time (bijvoorbeeld FA2026-121, FA2026-122, enz.).
Klik wanneer u tevreden bent op Facturen valideren om ze te genereren.
Zorg ervoor dat u uw nummeringsreeks goed volgt om inconsistenties in uw boekhouding te vermijden. PassPass is niet verantwoordelijk voor het beheer van uw nummeringsreeks.
Facturen versturen
Zodra de facturen zijn gevalideerd, kunt u ze per e-mail versturen rechtstreeks vanuit de module. U kunt de taal van de verzendmail aanpassen.
Uw deelnemers ontvangen een e-mail met de uitnodiging om hun factuur te downloaden. Door op de link te klikken, komen ze op een pagina waar ze de PDF kunnen downloaden voor hun boekhouding.
Opvolgen en exporteren
Vanuit uw dashboard kunt u de status van elke factuur volgen dankzij de statusindicatoren → factuur verzonden, gedownload, enz.
Voor uw eigen boekhouding selecteert u uw facturen en exporteert u ze :
PDF-export → voor archivering of handmatige verzending
UBL-export → gestructureerd formaat compatibel met boekhoudprogramma's (Horus, Falco, Accountable, enz.) waarmee automatisch importeren en verzenden via het Peppol-netwerk mogelijk is
Sommige boekhoudprogramma's kunnen ook automatisch een Peppol-factuur genereren vanuit een PDF. Controleer de functionaliteiten van uw software.
Ga naar invoice.passpass.be. De module is toegankelijk voor alle PassPass-organisatoren. U moet een nieuw account aanmaken → uw PassPass-account (pro.passpass.be) werkt niet op deze module.
Ja, u kunt zoveel evenementen aanmaken als nodig in de module. Elk evenement heeft zijn eigen deelnemerslijst en eigen facturen.
De module detecteert automatisch duplicaten → reeds gegenereerde facturen worden niet opnieuw aangemaakt. U kunt uw bestellingen dus op elk moment opnieuw importeren.
Nee, alleen bestellingen met een bedrag hoger dan 0 € genereren een factuur.
Eenmaal gevalideerd kan een factuur niet meer worden gewijzigd. Controleer uw instellingen en het voorbeeld goed voordat u valideert.