Als organisator van evenementen bent u de wettelijke verkoper van de tickets. Het is dus aan u om facturen uit te reiken wanneer uw kopers er een aanvragen. Elke factuur handmatig aanmaken, de nummering bijhouden, de PDF's versturen, exporteren voor de boekhouding: dat wordt snel vervelend, zeker wanneer de volumes toenemen.
PassPass biedt een facturatietool die dit voor u regelt. Bestellingen worden automatisch opgehaald, conceptfacturen worden voorbereid, en u hoeft alleen nog te valideren en te versturen. Het geheel kan zelfs volledig geautomatiseerd worden.
Het traject van een factuur
De deelnemer koopt een ticket en vult zijn facturatiegegevens in (bedrijf, BTW-nummer, adres) bij de inschrijving
Een concept wordt automatisch aangemaakt in PassPass Invoicing met uw gegevens als uitgever en die van de koper
U valideert de factuur volgens uw nummeringsreeks (of automatisch als de configuratie is geactiveerd)
De PDF-factuur wordt per e-mail verstuurd naar de koper met een downloadlink (kan geautomatiseerd worden)
U exporteert de facturen in PDF of UBL (XML-formaat compatibel met Peppol) om ze te importeren in uw boekhoudsoftware
Vereisten
Om facturen te kunnen voorbereiden, moet u eerst de verzameling van facturatiegegevens activeren op uw evenement. Ga vanuit uw PassPass-dashboard naar uw evenement → Aankooptraject → Bestelformulier en activeer de verzameling van facturatiegegevens. Dit stelt uw kopers in staat om hun bedrijf, BTW-nummer en adres in te vullen bij de inschrijving. Zonder dit wordt er geen conceptfactuur aangemaakt.
Ga naar de facturatietool → invoice.passpass.be
Inloggen
Log in met uw PassPass-account, geen apart account nodig.
Ga naar invoice.passpass.be
Klik op Inloggen met PassPass
Identificeer u op het PassPass-scherm en autoriseer de toegang tot de organisatie
Bij de eerste keer wordt de werking in 3 stappen uitgelegd
Van organisatie wisselen : bovenaan de zijbalk, klik op de naam van de organisatie → Van organisatie wisselen. Elke organisatie heeft eigen instellingen, reeksen en facturen.
Facturatie-instellingen
Zijbalk → Instellingen. Linkerkolom: de instellingen. Rechterkolom: een factuurvoorbeeld dat live wordt bijgewerkt.
Zolang de identiteit onvolledig is (handelsnaam, adres, contacte-mail), verschijnt er een banner in de hele applicatie en kan er geen factuur worden uitgereikt.
Bedrijfsgegevens
Logo (optioneel) : JPG, PNG, WebP of SVG, max 2 MB. Verschijnt op alle facturen en in de e-mail
BTW-nummer (optioneel) : bij het invoeren worden de handelsnaam en het adres automatisch ingevuld via het ondernemingsregister
Handelsnaam (verplicht) : de naam die op uw facturen wordt afgedrukt
Contacte-mail (verplicht) : afgedrukt op de facturen en gebruikt als antwoordadres voor e-mails naar kopers
Facturatieadres (verplicht) : straat, postcode, stad, land
Factuurinhoud
Beschrijvingssjabloon : de tekst van de factuurregel. Standaard "Deelname aan het evenement {event_name}". Beschikbare variabelen: {event_name} (naam van het evenement) en {order_id} (PassPass-bestelnummer). Een berekend voorbeeld verschijnt onder het veld.
Factuurtaal : Frans, Nederlands of Engels. Geldt voor titels, datums, bedragen, de e-mail en de downloadpagina. De taal wijzigen werkt de bestaande concepten bij. Een reeds uitgereikte factuur behoudt haar taal.
Peppol-vermelding (schakelaar) : voegt in de e-mail en op de downloadpagina toe dat een elektronische factuur via Peppol zal volgen.
Regels zonder BTW (0 %) : de wettelijke vermelding die wordt afgedrukt wanneer een regel 0 % is. Keuze: Niet aangegeven, Vrijstelling, Kleine ondernemingsregeling, Verlegging, Andere (vrije tekst). Te laten valideren door uw boekhouder.
Nummering en reeksen
Een concept heeft geen nummer. Het krijgt er een op het moment van validatie, in volgorde, zonder gaten of hergebruik.
Instellingen → Factuurnummering → klik op het volgende nummer van de Hoofdreeks om het formaat te configureren:
Begin van het nummer : vrij voorvoegsel (bv. FA2026-)
Volgend nummer : kan alleen toenemen
Lengte van het nummer : aantal cijfers, aangevuld met nullen (bv. 4 → 0042)
Einde van het nummer : optioneel achtervoegsel (bv. -BE)
Resultaat: FA2026-0042-BE.
Een reeks per evenement
Om evenementen in de boekhouding te onderscheiden, activeer Een reeks toewijzen per evenement in het blok Nummering. Kies het evenement en stel het formaat in (het voorvoegsel moet verschillen van de andere reeksen).
Snelkoppeling: vanuit de lijst Evenementen, menu ⋯ van de regel → Nummering.
Uw facturen beheren
De pagina Evenementen (startpagina)
De lijst van uw evenementen, gesynchroniseerd vanuit PassPass. Kolommen: Naam, Datum, Opbrengsten, Te verwerken (wachtende concepten), Gevalideerd, Verzonden.
Filter Weergeven : Te factureren (standaard), Alle evenementen, Gearchiveerd.
Evenementen actualiseren : forceert een onmiddellijke synchronisatie.
Het Overzicht (alle facturen)
Zijbalk → Overzicht. Al uw facturen, alle evenementen samen. Filters: vrij zoeken, per evenement, per status, per download.
De statussen
Concept : voorbereid vanuit de bestelling, bewerkbaar, nog geen factuur. Geen nummer
Gevalideerd : uitgereikt, genummerd, taal en BTW-regime vastgelegd
Verzegeld : gevalideerd en vergrendeld (standaard na verzending of download)
Genegeerd : terzijde gelegd. Niet gevalideerd, niet verzonden. Omkeerbaar (wordt weer concept)
Acties op een factuur
Via het menu ⋯ van de regel:
Voorbeeld : alle facturen
Valideren : alleen concept. Het nummer wordt toegewezen en het BTW-tarief kan worden gecorrigeerd
Negeren : alleen concept. Voor testbestellingen, duplicaten, of facturen die al elders zijn gemaakt
Herstellen : alleen genegeerd (wordt weer concept)
PDF downloaden / UBL downloaden (Peppol) : gevalideerd en verzegeld
Link kopiëren : downloadlink voor de koper
Per e-mail verzenden (of Opnieuw verzenden) : gevalideerd en verzegeld
Verwijderen : gevalideerd en verzegeld (waarschuwing: boekhoudkundige implicaties)
Groepsacties
Vink meerdere facturen aan voor een balk onderaan het scherm: Valideren, E-mail, PDF, UBL (ZIP), Negeren, Herstellen, Verwijderen.
Facturatie automatiseren
Standaard wacht alles op uw validatie. De automatisering valideert en nummert elk nieuw concept in minder dan tien minuten, en kan het meteen per e-mail versturen.
Instellingen → Automatisering
Activeer Automatische generatie van facturen
Optioneel: activeer Automatische verzending per e-mail
Wat automatisch vertrekt: alleen bestellingen betaald na de activering, met een bedrag hoger dan 0, en waarvan de koper handelsnaam en volledig adres heeft opgegeven.
Als de automatisering actief is, wordt aanbevolen om een apart verkoopjournaal toe te wijzen aan deze facturen in uw boekhouding.
Wat de koper ontvangt
De koper hoeft niets te installeren en geen account aan te maken.
1. Een factuur aanvragen : in het bestelformulier, bij de betaling, vinkt de koper de factuurvraag aan en vult bedrijf, BTW-nummer en adres in.
2. De e-mail : verzonden in de taal van de factuur, op naam van de organisator, met zijn logo. Bevat een downloadknop en de link in platte tekst.
3. De downloadpagina : de factuur wordt op het scherm weergegeven met een knop om de PDF te downloaden. De link is persoonlijk. U ziet in uw lijst of de factuur is gedownload en wanneer.
UBL-export en Peppol
Elke gevalideerde factuur kan worden geëxporteerd in UBL, het Europese elektronische factuurformaat (norm EN 16931, profiel Peppol BIS 3). PassPass levert het bestand. De verzending op het Peppol-netwerk blijft uw verantwoordelijkheid.
Directe import in boekhoudsoftware (Winbooks, Exact, Odoo, Yuki...) zonder herinvoer.
White label
White label laat de factuur-e-mails vertrekken onder uw naam en uw domein, zonder vermelding van PassPass. Het wordt door PassPass op aanvraag geactiveerd, per evenement.
Instellingen → White label : een regel per geactiveerd evenement, met de afzender en het antwoordadres.
Een test versturen : ontvang exact de e-mail die uw kopers zullen ontvangen, met een demofactuur. Limiet van 10 tests per uur.
De synchronisatie draait elke 5 minuten. Klik op Bestellingen actualiseren. Controleer ook of de koper een factuur heeft aangevraagd: zonder facturatiegegevens, geen concept.
Ja. Bij de eerste verbinding wordt de volledige geschiedenis opgehaald en elke bestelling met factuurvraag wordt een concept.
Nog niet ondersteund in de tool: de factuur wordt buiten de tool gemaakt.
Een genummerde factuur kan niet worden gewijzigd. De creditnota bestaat nog niet in de tool: dit moet in uw boekhouding. Zolang het een concept is, kan het BTW-tarief worden gecorrigeerd bij de validatie, of u kunt het negeren.
Het tarief dat is geconfigureerd op uw tickets in PassPass, automatisch overgenomen. De keuze van tarief en regime is de verantwoordelijkheid van de organisator en zijn boekhouder. De tool biedt de instellingen, beslist niets.
Instellingen → Factuurtaal. De concepten volgen de wijziging. Reeds uitgereikte facturen behouden hun taal.
Ja, via Van organisatie wisselen bovenaan de zijbalk. Elke organisatie heeft eigen instellingen, reeksen en facturen.