Scan de tickets en controleer toegang met PassPass

Oplossing 1: Handmatige controle via Excel-export

Traditionele methode

Voor evenementen zonder mobiele apparatuur of die liever voor een papieren versie kiezen:

• Exporteer de lijst van uw deelnemers vanuit het tabblad "Deelnemers"

• Print of bekijk het Excel-bestand op tablet/computer

• Vink handmatig de deelnemers aan bij hun aankomst

Deze methode werkt, maar heeft beperkingen: geen realtime updates, risico op handmatige fouten, en geen traceerbaarheid van aankomsttijden.

Oplossing 2: Mobiele applicatie PassPass Organizer (aanbevolen)

Downloaden van de applicatie

PassPass beschikt over native mobiele applicaties beschikbaar op smartphones en tablets via de stores:

• App Store (iOS):

  • Zoek naar "PassPass Organizer"

  • Directe link: PassPass Organizer App Store (IOS / Apple)

• Play Store (Android):

  • Zoek naar "PassPass Organizer"

  • Directe link: PassPass Organizer Play Store (Android)

De applicatie maakt het mogelijk om in realtime alle belangrijke informatie van uw evenement te volgen: verkopen, deelnemers, bestellingen, en vooral om de toegang op een professionele manier te controleren.

Configuratie van de validators

Leden toevoegen aan het validatieteam

1. Toegang tot teambeheer

   • Vanaf uw evenementendashboard, klik op "Mijn team"

   • Deze sectie toont alle leden die toegang hebben tot uw evenement

2. Een validator uitnodigen

   • Klik op "Lid toevoegen"

   • Voer het e-mailadres van de persoon in

   • Selecteer de rol "Validator" in het dropdownmenu

3. Uitnodigingsproces

   • De uitgenodigde persoon ontvangt automatisch een uitnodigingsmail

   • Zij moet klikken op "Uitnodiging accepteren"

   • Als zij nog geen PassPass-account heeft, wordt zij begeleid om er een te maken

   • Zodra het account is aangemaakt, heeft zij toegang tot het evenement met de validatierechten

Verbinding van validators met de applicatie

1. Downloaden en inloggen

   • De validator downloadt de applicatie PassPass Organizer

   • Hij logt in met dezelfde inloggegevens als zijn PassPass-webaccount

   • De applicatie synchroniseert automatisch zijn toegang tot de evenementen

2. Toegang tot functionaliteiten

   • Interface gewijd aan het scannen van tickets

   • Lijst van deelnemers voor handmatige validatie

   • Geschiedenis van uitgevoerde validaties

Ticketscansysteem

Scannen via QR-code

De applicatie biedt een scansysteem met kleurcodes voor onmiddellijke identificatie:

Geldig ticket (Groen)

• De deelnemer kan binnenkomen

• Zijn status verandert automatisch naar "Geverifieerd"

• De validatietijd wordt geregistreerd

Ticket al gescand (Oranje - Waarschuwing)

• Waarschuwingsbericht met de datum en tijd van de eerste scan

• Maakt het mogelijk pogingen tot hergebruik te identificeren

• De validator kan toegang toestaan of weigeren afhankelijk van de context

Ongeldig ticket (Rood - Fout)

• Ticket gekoppeld aan een ander evenement

• Ticket geannuleerd of verwijderd

• QR-code beschadigd of vervalst

• Toegang automatisch geweigerd

Validatie via deelnemerslijst

Voor bijzondere gevallen waarin de QR-scan niet mogelijk is:

Handmatige zoekopdracht

• Zoekinterface op naam, voornaam of e-mail

• Directe resultaten in de deelnemerslijst

• Ideaal voor deelnemers die hun ticket zijn vergeten

Validatie door te swipen

• Swipe naar rechts op de naam van de deelnemer

• Onmiddellijke validatie van zijn toegang

• Dezelfde traceerbaarheid als de QR-code scan

Gebruikssituaties

• Deelnemers die niet vertrouwd zijn met technologie

• PDF-ticket verloren of vergeten

• Onleesbare geprinte tickets

• ….

Volgen en geschiedenis van validaties

Gedetailleerde informatie per deelnemer

Door op een deelnemer in de applicatie te klikken:

• Volledige geschiedenis van de validaties

• Precieze data en tijden van elke scan

Nuttig voor conflictoplossing

Deze traceerbaarheid maakt het mogelijk om:

• Te controleren in geval van een deelnemervordering

• De instroom te analyseren per tijdsperiode

• Eventuele validatie-anomalieën te detecteren

Goede validatiepraktijken

Voorbereiding van het team

Opleiding van de validators

• Installeer en test de applicatie voor het evenement

• Leid uw team op in de verschillende kleurstatussen

• Bereid procedures voor en definieer uw toegangsbeleid voor bijzondere gevallen

Aanbevolen apparatuur

• Recente smartphones met goede camerakwaliteit

• Externe batterijen voor lange evenementen

• Stabiele internetverbinding (4G/WiFi)

Veelgestelde vragen

Hoeveel validators kan ik toevoegen? Geen limiet op het aantal validators. Voeg zoveel leden toe als nodig is, afhankelijk van de grootte van uw evenement.

Hebben validators toegang tot financiële gegevens? Nee, de rol "Validator" geeft alleen toegang tot het scannen van tickets en de deelnemerslijst. Geen financiële gegevens zijn toegankelijk.

Kunnen we hetzelfde ticket meerdere keren scannen? Het systeem detecteert meerdere scans en toont een oranje waarschuwing. De validator kan besluiten om al dan niet toegang te verlenen, afhankelijk van de context.

Werkt de applicatie op alle smartphones? De applicatie is compatibel met iOS 12+ en Android 8+. Een functionerende camera is vereist voor de QR-scan.

Kan ik de validaties in realtime zien vanaf mijn dashboard? Ja, de validaties verschijnen in realtime in uw webdashboard via het tabblad “Scan en toegang”, waardoor een globaal overzicht van de drukte mogelijk is, deze gegevens zijn ook exporteerbaar.