Oplossing 1: Handmatige controle via Excel-export
Traditionele methode
Voor evenementen zonder mobiele apparatuur of die de voorkeur geven aan een papieren versie:
Exporteer de lijst van uw deelnemers vanuit het tabblad "Deelnemers"
Print of bekijk het Excel-bestand op tablet/computer
Vink handmatig de deelnemers aan bij hun aankomst
Deze methode werkt maar heeft beperkingen: geen real-time updates, risico op handmatige fouten, en geen traceerbaarheid van aankomsttijden.
Oplossing 2: Mobiele applicatie PassPass Organizer (aanbevolen)
De applicatie is volledig gratis te downloaden en te gebruiken voor alle PassPass-organisatoren.
Downloaden van de applicatie
PassPass biedt native mobiele applicaties beschikbaar op smartphones en tablets via de stores:
→ iOS - App Store → Android - Play Store
De applicatie maakt het mogelijk om in real-time alle belangrijke informatie van uw evenement te volgen: verkopen, deelnemers, bestellingen, en vooral de toegangscontrole.
Configuratie van de validators
Leden toevoegen aan het validatieteam
Vanuit uw evenementendashboard, klik op Mijn team
Klik op Lid toevoegen
Voer het e-mailadres van de persoon in
Selecteer de rol Validator in het dropdown-menu
De uitgenodigde persoon ontvangt automatisch een uitnodigingsmail. Zij moeten de uitnodiging accepteren en een PassPass-account aanmaken als ze er nog geen hebben. Zodra het account is aangemaakt, hebben ze toegang tot het evenement met de validatierechten.
Als validator heeft een lid geen toegang tot het dashboard of de financiële gegevens van uw evenement. Alleen tot de mobiele applicatie om de toegang te valideren.
Verbinding van validators met de applicatie
De validator downloadt de PassPass Organizer-applicatie en logt in met dezelfde inloggegevens als hun PassPass-webaccount. De applicatie synchroniseert automatisch hun toegang tot de evenementen.
Ticketscan systeem
Scan via QR-code
De applicatie biedt een scansysteem met kleurcodes voor onmiddellijke identificatie:
Geldig ticket (Groen)
De deelnemer kan binnenkomen
Zijn status verandert automatisch naar "Geverifieerd"
De validatietijd wordt geregistreerd
Al gescand ticket (Oranje)
Waarschuwingsbericht met de datum en tijd van de eerste scan
Maakt het mogelijk om pogingen tot hergebruik te identificeren
De validator kan toegang verlenen of weigeren afhankelijk van de context
Ongeldig ticket (Rood)
Ticket gekoppeld aan een ander evenement
Ticket geannuleerd of verwijderd
QR-code beschadigd of vervalst
Toegang automatisch geweigerd
Validatie via deelnemerslijst
Voor bijzondere gevallen waar QR-scan niet mogelijk is (deelnemer zonder ticket, onleesbare QR...) :
Zoek op naam, voornaam of e-mail in de deelnemerslijst
Veeg naar rechts op de naam van de deelnemer om hun toegang te valideren
Zelfde traceerbaarheid als de QR-code scan
Scanmodi
Standaard registreert de app alleen de ingangen. U kunt ook de uitgangen registreren om het aantal aanwezigen op een bepaald moment te kennen.
De instelling bevindt zich in de mobiele app: Voorkeuren → Scanmodus.
De scanmodus is specifiek voor de telefoon, niet voor het evenement. Het is van toepassing op al uw evenementen en blijft actief na het sluiten van de app. Twee telefoons op hetzelfde evenement kunnen verschillend worden ingesteld: de ingang in "Alleen binnenkomst", de garderobe in "vrije modus".
Alleen binnenkomst (standaard)
De scan biedt altijd "Binnenlaten". De uitgang wordt niet geregistreerd. Dit is de klassieke modus wanneer alleen toegangscontrole van belang is.
Binnenkomst en uitgang (strikte modus)
De app biedt alleen de actie die consistent is met de status van de deelnemer:
Iemand die nog niet binnen is (of al buiten is) kan alleen binnenkomen
Iemand die binnen is, kan alleen naar buiten gaan
De heen- en terugreis werkt zonder tussenkomst: een deelnemer die naar buiten gaat om te roken is "buiten", dus hij kan weer naar binnen. Deze modus voorkomt fouten en geeft een betrouwbare telling van de aanwezigen.
Binnenkomst en uitgang (vrije modus)
Beide acties worden voorgesteld, de meest consistente eerst. De operator kan de tegenovergestelde actie forceren indien nodig: fout herstellen, bijzonder geval.
Wat de scanner ziet
Een banner op de scanner herinnert aan de actieve modus ("Scan uit geactiveerd: strikte modus" of "vrije modus"). Niets in de modus "Alleen binnenkomst"
De fiche van een deelnemer is opgedeeld in secties Binnenkomst en Uitgang, met de volledige geschiedenis
De knoppen Binnenlaten / Naar buiten laten zijn beschikbaar vanuit de fiche en vanuit de deelnemerslijst, zonder via de scan te gaan. Handig wanneer een QR-code onleesbaar is
Waarschuwingen
In de vrije modus en in de modus "Alleen binnenkomst", signaleert de app een inconsistente scan in plaats van deze te weigeren:
Iemand binnenlaten die al binnen is
Iemand naar buiten laten die nooit binnen is geweest, of die al buiten is
In de strikte modus komen deze situaties niet voor omdat alleen de consistente actie wordt voorgesteld.
Volgen en geschiedenis van validaties
Door op een deelnemer in de applicatie te klikken, krijgt u toegang tot de volledige geschiedenis van de validaties met de exacte data en tijden van elke scan.
Deze traceerbaarheid maakt het mogelijk om te controleren in geval van een klacht, de instroom per tijdsperiode te analyseren, en eventuele validatie-anomalieën te detecteren.
Goede praktijken
Voorbereiding van het team
Installeer en test de applicatie voor het evenement
Train uw team in de verschillende kleurstatussen
Bereid procedures voor en definieer uw toegangsbeleid voor bijzondere gevallen
Aanbevolen apparatuur
Recente smartphones met goede camerakwaliteit
Externe batterijen voor lange evenementen
Stabiele internetverbinding (4G/WiFi)
Geen limiet op het aantal validators. Voeg zoveel leden toe als nodig is, afhankelijk van de grootte van uw evenement.
Nee, de rol "Validator" geeft alleen toegang tot het scannen van tickets en de deelnemerslijst. Geen financiële gegevens zijn toegankelijk.
Het systeem detecteert meerdere scans en toont een oranje waarschuwing. De validator kan beslissen om al dan niet toe te staan, afhankelijk van de context.
De applicatie is compatibel met recente iOS en Android. Een functionerende camera is vereist voor de QR-scan.
Ja, de validaties verschijnen in real-time in uw webdashboard via het tabblad "Scan en ingangen", waardoor een globale opvolging van de drukte mogelijk is. Deze gegevens zijn ook exporteerbaar.
In de PassPass Organizer-app, ga naar Voorkeuren → Scanmodus en kies "Binnenkomst en uitgang" in strikte of vrije modus. De instelling is specifiek voor de telefoon en is van toepassing op al uw evenementen.