1. Handmatig deelnemers toevoegen
Toegang tot deelnemersbeheer
Ga vanuit uw evenementdashboard naar de sectie Deelnemers en klik op de knop Deelnemer toevoegen.
Informatie invoeren
Voornaam : voornaam van de deelnemer
Achternaam : achternaam van de deelnemer
Email : geldig e-mailadres (verplicht voor het versturen van de bevestiging)
Aangepaste velden : als u een aangepast formulier hebt geconfigureerd, kunt u alle velden direct invullen bij het toevoegen
Tickets toewijzen
Selecteer het type ticket dat u wilt toewijzen en kies het aantal. U kunt meerdere tickettypes aan dezelfde deelnemer toewijzen.
Validatie en bevestiging
Controleer de ingevoerde informatie en klik op Toevoeging bevestigen. De deelnemer ontvangt automatisch een bevestigingsmail met de evenementdetails, zijn tickets in QR-codeformaat en praktische informatie.
Volledig gratis Het handmatig toevoegen van deelnemers is volledig gratis, ongeacht het aantal toegewezen tickets.
Deze functie is ideaal voor:
VIP's of partners uitnodigen
Plaatsen aanbieden aan uw team
Perstickets beheren
Plaatsen toewijzen na wedstrijden
Onomkeerbare actie Eenmaal toegevoegd kan de deelnemer niet uit uw lijst worden verwijderd. Alleen het verwijderen van zijn gratis tickets is mogelijk.
2. Import via CSV-bestand
Voor grote aantallen kunt u via CSV-import meerdere deelnemers tegelijkertijd toevoegen.
Het sjabloon downloaden
Klik in de sectie Deelnemers op Deelnemers importeren en download het vooraf ingestelde CSV-sjabloon dat beschikbaar is in het venster.
Het sjabloon bevat de volgende kolommen:
Voornaam : voornaam van de deelnemer
Achternaam : achternaam van de deelnemer
Email : geldig e-mailadres
Ticket : open de dropdown om direct te selecteren uit uw bestaande tickets
Aantal : aantal tickets van dit type
Uw bestand voorbereiden
Vul elke regel met de informatie van een deelnemer. Respecteer exact de kolomnamen. Gebruik voor de kolom "Ticket" de dropdown die standaard al uw bestaande tickets weergeeft.
Meerdere tickets beheren Om meerdere tickettypes aan dezelfde deelnemer toe te wijzen, maak meerdere regels aan met dezelfde naam/email en wijzig het ticket en het aantal op elke regel.
Supplementen opnemen Supplementen kunnen ook worden toegewezen. Selecteer ze via de dropdown in de kolom "Ticket". De kolom "Aantal" werkt ook voor supplementen.
Import en validatie
Selecteer uw ingevulde CSV-bestand en klik op Importeren.
PassPass toont alle correct geformatteerde regels. Controleer of de informatie overeenkomt met uw verwachtingen.
Veelvoorkomende fouten zijn:
Ongeldig of slecht geformateerd e-mailadres
Ticket niet geselecteerd in de dropdown
Lege verplichte velden
Onjuist gegevensformaat
Corrigeer bij fouten uw CSV-bestand en upload het gecorrigeerde bestand opnieuw. Herhaal tot u 100% geldige regels hebt.
Als alle regels geldig zijn, klik op Import bevestigen. De deelnemers worden toegevoegd en elke deelnemer ontvangt automatisch zijn bevestigingsmail.
Beste praktijken
Gegevensvoorbereiding
Controleer de geldigheid van e-mailadressen
Verwijder duplicaten uit uw lijst
Standaardiseer het formaat van namen
Grote volumes beheren
Verdeel voor grote volumes uw bestand in meerdere kleinere imports. Dit vergemakkelijkt het opsporen van fouten en geeft betere controle over het proces.