1. Handmatige toevoeging van deelnemers
Toegang tot het beheer van deelnemers
Vanuit uw evenementendashboard gaat u naar de sectie Deelnemers en klik vervolgens op de knop Deelnemer toevoegen.
Informatie invoeren
Voornaam : voornaam van de deelnemer
Achternaam : achternaam van de deelnemer
Email : geldig e-mailadres (verplicht voor het verzenden van bevestiging)
Aangepaste velden : als u een aangepast formulier heeft geconfigureerd, kunt u alle velden direct bij het toevoegen invullen
Tickets toewijzen
Selecteer het type ticket dat u wilt toewijzen en kies de hoeveelheid. U kunt meerdere soorten tickets aan dezelfde deelnemer toewijzen.
Validatie en bevestiging
Controleer de ingevoerde informatie en klik vervolgens op Toevoeging bevestigen. De deelnemer ontvangt automatisch een bevestigingsmail met de details van het evenement, zijn tickets in QR-code formaat en praktische informatie.
Volledige gratis Handmatige toevoeging van deelnemers is volledig gratis, ongeacht het aantal toegewezen tickets.
Deze functie is ideaal voor :
VIP's of partners uitnodigen
Plaatsen aanbieden aan uw team
Perskaarten beheren
Plaatsen toewijzen na wedstrijden
Onomkeerbaar karakter Zodra toegevoegd, kan de deelnemer niet van uw lijst worden verwijderd. Alleen het verwijderen van zijn gratis tickets is mogelijk.
2. Importeren via Excel- of CSV-bestand
Voor grote toevoegingen maakt import het mogelijk om meerdere deelnemers tegelijkertijd toe te voegen. Tot 20.000 regels per import.
Vanuit de sectie Deelnemers, klik op Deelnemers importeren.
Twee benaderingen :
Gebruik ons model (downloadbaar vanuit de importmodaal) voor een invulklare indeling
Gebruik uw eigen Excel- of CSV-bestand zoals het is. PassPass stelt u vervolgens in staat om uw kolommen te koppelen aan de verwachte velden
Stap 1: Bestand
Plaats uw Excel (.xlsx) of CSV-bestand.
Het bestand wordt geweigerd als het leeg is, als het alleen de kopregel bevat, als het geen kolomnaam heeft of als het met een wachtwoord is beveiligd.
Stap 2: Kolommen
Koppel uw kolommen aan de PassPass-velden. De tabel leest in de richting van de PassPass-velden: één regel per verwacht veld, met een dropdown-menu dat de kolommen van uw bestand opsomt.
PassPass vult automatisch in wat het herkent ("Voornaam", "First name", "Voornaam"...). Controleer de koppelingen. Een kolom Voorbeeld toont de eerste werkelijke waarde van uw bestand om een omgekeerde koppeling te detecteren.
De kolommen van uw bestand die niet aan een veld zijn gekoppeld, worden niet geïmporteerd.
Verplichte velden in het bestand : Voornaam, Achternaam en Email.
Optionele velden in het bestand : Ticket, Hoeveelheid, Taal, en alle aangepaste velden van uw formulieren.
Voor meertalige evenementen, importeer de taal van de deelnemer (FR, NL of EN) zodat de bevestigingsmail in de juiste taal wordt verzonden.
Stap 3: Voorbeeld
Een tabel waarin alles kan worden gecorrigeerd zonder terug te keren naar Excel :
De kolom Ticket is een dropdown-menu op elke regel, met uw bestaande tickets. Als uw bestand een ticketkolom bevatte, is deze vooraf ingevuld. Zo niet, selecteer het ticket direct hier. Elke deelnemer moet een ticket toegewezen krijgen voor de import.
De Hoeveelheid is standaard 1
Selecteer meerdere regels om ze in één keer een ticket of hoeveelheid toe te wijzen
Een banner telt de gereedstaande en foutieve regels, met een schakelaar Alleen fouten weergeven
Het ticket is verplicht voor elke deelnemer, maar hoeft niet in uw Excel-bestand te staan. U kunt het direct in het voorbeeld koppelen door te selecteren uit uw bestaande tickets. Dit is handig wanneer uw lijst alleen namen en e-mails bevat.
Een foutieve regel blokkeert de import. De meest voorkomende redenen: ontbrekende naam, ongeldig e-mailadres, ticket niet geselecteerd, niet-gehele hoeveelheid, niet-herkende taal, en voor aangepaste velden een waarde buiten de lijst van aangeboden keuzes.
Stap 4: Bevestiging
Het overzicht toont de lijst van bestellingen die zullen worden aangemaakt, niet de lijst van regels in het bestand.
Meerdere regels met hetzelfde e-mailadres worden één bestelling met meerdere plaatsen. Elke plaats behoudt zijn eigen naam. Een ouder die zijn drie kinderen inschrijft met zijn e-mailadres krijgt één bestelling, drie deelnemers, drie namen. Daarom kan "12 regels" "5 bestellingen aangemaakt" weergeven.
Een schakelaar bepaalt of de bevestigingsmail met het ticket wordt verzonden. Deze is standaard ingeschakeld.
Klik op Import bevestigen. De deelnemers worden toegevoegd en elke deelnemer ontvangt automatisch zijn bevestigingsmail (indien ingeschakeld).
Als de capaciteit onvoldoende is
Wanneer de import een ticket- of capaciteitslimiet overschrijdt, toont een venster elk betrokken ticket met het gevraagde aantal en het resterende aantal. Twee opties :
Annuleren, de ticketlimiet verhogen, opnieuw beginnen
Import forceren : de plaatsen worden aangemaakt en de tellers overschrijden de limiet. Dit is een bewuste keuze, geen omzeiling
Goede praktijken
Voorbereiding van gegevens
Controleer de geldigheid van e-mailadressen
Verwijder duplicaten uit uw lijst
Standaardiseer het formaat van namen
Beheer van grote volumes
Voor grote volumes, verdeel uw bestand in meerdere kleine imports. Dit vergemakkelijkt het opsporen van fouten en biedt een betere controle over het proces.