and adapts to the width of your section.
Display
Layout
Three layout options depending on your context:
Grid → visual cards, ideal for a dedicated "Our Events" page
List → compact agenda format, suitable for a sidebar or a reduced section
Calendar → daily timeline, when dates are paramount
Click Action on an Event
Open the event page → redirects to the full event page on PassPass (description, banner, location, dates, tickets...) for visitors who want to know more before purchasing
Open the ticketing on your site → directly opens the purchase modal on your site (ticket selection, form, payment) without going through the event page. For a more direct purchase path
Both buttons → each event displays "Tickets" and "Learn more". Ideal for maximizing conversion while keeping access to the full page
Button text is customizable (e.g., "Book", "View Event").
Additional Options
Show past events → completed events appear at the bottom of the list, faded out
Show summary → adds the short description of each event
Customize Appearance
Adapt the widget to your site's style:
Colors → button color (your brand color), background color, card color
Font and rounding → font style and corner radius
Button style → default, square or rounded
Transparent cards (grid and calendar) → image and text without frame, to fully blend with your site
Analyze My Site
Use our analysis tool to pre-configure the widget style based on your website. PassPass automatically detects your colors and font.
Allowed Origins
The widget only works on domains you authorize. Add each domain from the integration configuration.
Without an authorized domain, the widget will not display on your site. Remember to add your domain before testing.
Propagate Parameters via Your URL
You can pre-configure the widget by adding parameters to your page URL. When the modal opens, these parameters are automatically taken into account.
Two parameters available:
pp_lang → forces the modal language (FR, NL or EN). Useful if your page is in Dutch and you want the ticketing to also display in Dutch.
pp_code → pre-fills a promo code. The visitor arrives with the promotion already applied or the hidden ticket already unlocked.
Add the parameters at the end of your URL with a ? before the first parameter, and an & between each additional parameter.
One parameter: yoursite.com?pp_lang=NL Two parameters: yoursite.com?pp_lang=NL&pp_code=PARTNER
The visitor arrives on your page, opens the modal, and has the ticketing directly configured according to your parameters. Ideal for targeted campaigns (newsletter, social media, partners).
Best Practices
Background color → use the same color as your section so the widget integrates seamlessly. The widget is edge-to-edge and inherits your page margins
Button color → choose a well-contrasted color. A light button on a light background becomes unreadable
Grid for a dedicated page, List for a compact section, Calendar when dates are paramount
"Both buttons" if you want to maximize conversion while keeping access to the full page
Only public and published events appear. Drafts and private events are excluded
Automatic synchronization → new event published = automatic appearance, nothing to copy
Multilingual → the widget displays in the visitor's language (FR/EN/NL)
Responsive → adapts to mobile and desktop automatically
Troubleshooting
The widget does not display → check that your domain is in the allowed origins and that the
is present on your page
Changes do not appear → remember to save the configuration. The preview shows unsaved changes
No visible events → check that your events are published and public
For any technical questions or need for assistance, feel free to contact our support.
Contact us
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# Use promo codes
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/sell-your-tickets/utiliser-les-codes-promo (en)
Promo codes allow you to offer percentage discounts to your buyers or unlock hidden tickets reserved for certain people. They are a powerful tool for managing your pre-sales, rewarding your partners, or creating exclusive access.
Create a Promo Code
Go to Ticket Management > Promo Codes from your event menu.
Click on Create a Promo Code
Define the code that your buyers will need to enter (e.g., EARLY20, PARTNER, VIPACCESS). The code must be in uppercase letters and numbers only, without spaces or special characters.
Add an internal note (optional) to remind yourself who or what this code is for (e.g., "For sponsor partners"). This note is only visible to your team.
Indicate the percentage value of the discount. For example, 20 for a 20% discount. Enter 0 if you want to use the code only to unlock a hidden ticket, without applying a discount.
Set the usage limit (optional). Leave blank for unlimited use, or specify a maximum number (e.g., 50 for 50 total uses).
Choose the availability period: as long as sales are possible (default), or custom dates to limit the code to a specific period.
In advanced options, choose to associate the code with all tickets or with specific tickets.
Two Types of Use
Discount Code
The classic case: a code with a percentage value (e.g., EARLY20 = 20% discount). When a buyer enters the code, the relevant tickets display a green "Discount" badge, the original price is crossed out, and the new price appears next to it. The discount is also displayed as a separate line in the order summary.
Discount codes only apply to paid tickets. Free tickets (0 €) are not affected by a discount code.
Unlock Code
A 0% discount code, associated with a ticket whose visibility is set to Visible with promo code. The ticket is invisible on the sales page until the buyer enters the code. The ticket then appears in the list, and the buyer can purchase it normally.
This is the ideal mechanism for:
Exclusive pre-sales (ticket reserved for newsletter subscribers)
Partner or sponsor access
Free invitations (100% code + hidden ticket)
You can combine both: a 50% code associated with a hidden ticket. The buyer unlocks the ticket AND gets a discount.
How the Buyer Uses a Promo Code
During the purchase process, a "Promo Code" tag is displayed at the top of the checkout. The buyer clicks on it to open a modal, enters their code, and clicks on Apply. A confirmation message appears, and the discount (or unlocked ticket) is immediately applied.
The buyer also sees the remaining number of uses for the code, which can create a sense of urgency if the number is limited.
Share a promo code via a link
When you create a promo code, a share link is automatically generated. This link activates the code by default, without the buyer having to enter it manually.
In practice: the buyer clicks on your link, arrives on the sales page with the promotion already applied (or the hidden ticket already unlocked), and can purchase directly.
Retrieve the link via the menu (three dots) of your promo code, or from the code's configuration panel.
Common Use Cases
Early Bird
EARLY20 code with a 20% discount, limited to 100 uses, available during the first 2 weeks of sales. Share it in your newsletter to reward early sign-ups.
Partner Invitation
PARTNER100 code with a 100% discount, limited to 20 uses. Your partners get free access by entering this code. No need to create a separate ticket.
Secret VIP Ticket
Create a "VIP Pass" ticket with visibility Visible with promo code, then a VIPACCESS code at 0%. Only those with the code can see and purchase the VIP ticket. Refer to Create and configure your tickets to set up visibility.
Yes, promo codes only accept uppercase letters and numbers, without spaces or special characters. For example: EARLY20, VIP2024, PARTNER.
The limit is global, across all orders. If you set a limit of 50, the code can be used 50 times in total. The value of a promo code applies to a ticket (or add-on) and not to an entire order.
The new code replaces the old one. However, if the old code had unlocked a hidden ticket, that ticket remains visible even after the code change. The discount, however, is recalculated according to the new code.
Yes, when creating the code, you can choose to associate the discount with all tickets and add-ons or with specific items. An add-on like a T-shirt can also benefit from the discount.
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# Customize the purchase form
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/parcours-d-achat/personnaliser-le-formulaire-d-achat (en)
The purchase form is what your participants fill out when placing their order. By default, PassPass requests the buyer's first name, last name, and email. But you can go much further: add custom fields, collect information per participant (nominative tickets), enable billing data collection, and more.
Go to Purchase Path > Custom Fields from your event menu.
Two Levels of Forms
PassPass offers two levels of data collection, catering to different needs:
Order Fields
These fields are requested once per order, regardless of the number of tickets purchased. They are used to collect the main buyer's contact details, contact or billing data.
By default, a "First name, last name, email" field is already present and mandatory.
Participant Fields
These fields are requested for each ticket in the order. If a buyer takes 3 tickets, they must fill out these fields 3 times, once per participant. This is the mechanism that allows your tickets to be nominative.
By default, a "First name, last name, email" field is present but optional.
Make Your Tickets Nominative
This is one of the most common questions: how to identify each participant individually? The answer lies in the participant fields.
In the Participant Personal Information section, enable the collection of first name, last name, and email for each participant.
Choose whether this information is Mandatory or Optional. For truly nominative tickets, choose Mandatory.
(Optional) Add additional participant fields to collect other information per person: phone number, T-shirt size, dietary requirements, etc.
The information collected per participant is viewable and exportable from the Participants view of your event. You can thus generate a complete nominative list before the big day.
Add a Custom Field
Whether for order fields or participant fields, the creation process is the same:
Click on Add a Field in the desired section (Order or Participants).
Enter the field label (e.g., "Phone number", "T-shirt size"). This label is visible to the buyer and can be translated.
Check Mandatory Field if you want to enforce entry.
Select the appropriate field type (see below).
(Optional) Add a description to guide the buyer.
(Optional) Limit display to certain tickets only (by default, the field is displayed for all tickets).
Available Field Types
Formatted Field: email, phone, number, or date, with automatic format validation.
Short Text: single-line text field.
Text Field: multi-line text area for longer responses.
Single Choice: the buyer chooses one option from a list (e.g., size S/M/L/XL).
Multiple Choice: the buyer can check multiple options (e.g., food allergies).
Selection: dropdown menu to choose an option.
Additional Condition: checkbox to accept conditions (T&Cs, internal regulations, etc.).
Text Without Field: information block displayed in the form without an input field. Useful for displaying a reminder ("Bring your ID").
Billing Data Collection
For professional or B2B events, you can enable billing data collection via a dedicated toggle. This automatically adds the fields: company name, VAT number and billing address.
These data are exportable from the Orders tab of your event.
The billing section is a global toggle. You cannot configure billing fields individually.
Organize Your Fields
You can rearrange the order of your fields by dragging and dropping using the icon to the left of each field. The order you set is the order in which the fields appear to the buyer during checkout. Each field has a ... menu to edit or delete it.
A previewer is available to the right of your configuration. By default, it only displays order fields. Select a ticket in the simulator to see the participant fields assigned to that ticket.
Display a Field Conditionally
Create conditional fields that only appear when certain response conditions are met. For example, a "VAT Number" field that only appears if "Status" = Company or Self-employed.
To configure: open a field, enable the Display Conditionally toggle, choose the trigger field, operator, and value. The conditional field automatically appears indented under its trigger field with an orange badge.
Multiple conditions can be combined with AND (all true) or OR (at least one true).
To learn more: Conditional Fields: Configuration and Examples
Common Use Cases
Nominative Tickets: enable participant personal information in mandatory mode. Each ticket will be associated with a name.
T-shirt Size Choice: add a participant field of type "Single Choice" with options S, M, L, XL.
Phone Number per Participant: add a participant field of type "Formatted Field" in phone mode.
General Conditions to Accept: add an order field of type "Additional Condition" mandatory.
Informative Text: use a "Text Without Field" to display a reminder ("Attention: bring your ID") without requiring input.
B2B Event with Billing: enable billing data collection to obtain company name, VAT, and address.
Field Specific to a Ticket: a "Dietary Requirements" field only for tickets that include a meal, use the "Display only for certain tickets" option.
An order field is filled out once by the buyer (for the entire order). A participant field is filled out for each ticket in the order. If someone buys 3 tickets, they will fill out the participant fields 3 times.
Enable the Participant Personal Information section and set it to Mandatory. Each buyer will need to provide the first name, last name, and email of each participant. This information is then visible in your participant list and exportable.
Yes, when creating the field, use the Display only for certain tickets option and select the relevant tickets. If you leave this field empty, it will display for all tickets.
Participant field data is visible in the Participants view of your event and is exportable. Billing data is available in the Orders tab.
It's an information block displayed in the form without requiring input from the buyer. Ideal for displaying a reminder or instruction ("Arrive 30 minutes before the event starts").
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# Organize your tickets with groups
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/sell-your-tickets/organiser-vos-tickets-avec-les-groupes (en)
Pourquoi utiliser les groupes de tickets ?
Quand votre événement propose plusieurs types de billets, vos visiteurs peuvent se sentir perdus face à une longue liste de choix. Les groupes de tickets permettent d'organiser visuellement vos billets par catégorie directement sur votre page de vente.
Par exemple, un festival pourrait organiser ses billets en trois groupes : "Pass journaliers" (Vendredi, Samedi, Dimanche), "Pass multi-jours" (Weekend, Full Festival) et "Tarifs réduits" (Étudiant, Enfant). Chaque groupe apparaît comme une section distincte sur la page de vente, avec la possibilité d'être replié ou déplié par défaut.
Créer un groupe de tickets
Pour créer un groupe, suivez ces étapes :
Rendez-vous dans Gestion des tickets > Tickets
Cliquez sur la flèche à côté du bouton "Créer un ticket"
Sélectionnez Ajouter un groupe
Remplissez les informations du groupe (voir ci-dessous)
Cliquez sur Ajouter pour créer le groupe
Informations du groupe
Nom du groupe : le titre qui s'affichera sur votre page de vente (par exemple "Pass journaliers"). Ce champ est multilingue si vous avez activé le support multilingue.
Description : un texte optionnel qui apparaît sous le nom du groupe pour guider l'acheteur. Également multilingue.
Affichage initial : choisissez si le groupe apparaît Replié ou Déplié par défaut sur la page de vente.
Si vous avez activé le support multilingue, le nom et la description du groupe peuvent être traduits dans chaque langue configurée.
Les options avancées du groupe
Chaque groupe dispose de paramètres qui contrôlent le comportement des tickets qu'il contient. Ces règles s'appliquent au niveau du groupe, indépendamment des règles individuelles de chaque ticket.
Capacité maximale du groupe
Vous pouvez définir une capacité maximale pour l'ensemble du groupe. Cette capacité représente le nombre total de tickets pouvant être vendus dans ce groupe, tous types confondus.
Par exemple, si votre groupe "Pass journaliers" a une capacité de 500, alors le total combiné des tickets Vendredi, Samedi et Dimanche ne pourra pas dépasser 500.
Minimum et maximum par commande
Vous pouvez contrôler combien de tickets de ce groupe un visiteur peut acheter en une seule commande :
Minimum par commande : nombre minimum de tickets du groupe requis pour valider la commande. Utile pour les offres "lot" (ex : minimum 2 tickets).
Maximum par commande : nombre maximum de tickets du groupe par commande. Permet d'éviter les achats excessifs et de garantir un accès équitable.
Pour des contraintes de vente qui s'appliquent à des tickets de groupes différents (par exemple limiter le total à 4 tickets tous types confondus), utilisez plutôt les limites partagées.
Ajouter des tickets dans un groupe
Une fois votre groupe créé, deux méthodes s'offrent à vous pour y ajouter des tickets :
Créer un ticket directement dans le groupe : cliquez sur le bouton "Créer un ticket" qui apparaît à l'intérieur du groupe. Le ticket sera automatiquement assigné à ce groupe.
Glisser-déposer un ticket existant : depuis la liste de tickets, faites glisser un ticket vers le groupe souhaité en utilisant l'icône de déplacement (6 points) à gauche du ticket. Vous pouvez aussi réorganiser l'ordre des tickets au sein d'un groupe par glisser-déposer.
Les tickets qui ne sont assignés à aucun groupe apparaissent dans la section "Non groupés" en haut de la page.
Modifier ou supprimer un groupe
Pour modifier un groupe existant, cliquez sur l'icône engrenage à côté du nom du groupe. Vous pouvez ajuster le nom, la description, l'affichage initial et les options avancées.
Pour supprimer un groupe, cliquez sur l'icône corbeille.
La suppression d'un groupe est définitive. Les tickets contenus dans le groupe ne seront pas supprimés : ils seront automatiquement déplacés dans la section "Non groupés".
Cas d'usage concrets
Festival multi-jours
Créez un groupe par type de pass : "Pass journaliers" (avec un ticket par jour), "Pass multi-jours" (Weekend, Full Festival) et "Tarifs réduits" (Étudiant, Enfant, Groupe). Chaque groupe a sa propre capacité et ses propres règles.
Concert avec zones
Organisez vos tickets par zone : "Fosse" (debout, capacité limitée), "Tribune" (places assises numérotées) et "VIP" (accès backstage inclus). Le visiteur voit immédiatement les options par catégorie.
Tarifs entreprise et particulier
Séparez vos offres en "Tarifs particuliers" et "Tarifs entreprise". Le groupe entreprise peut avoir un minimum par commande de 5 tickets, tandis que les particuliers n'ont pas de minimum.
Non, un ticket ne peut appartenir qu'à un seul groupe à la fois. Si vous déplacez un ticket vers un autre groupe, il quittera automatiquement le groupe précédent.
Les tickets du groupe ne sont pas supprimés. Ils sont simplement déplacés dans la section "Non groupés" et restent visibles sur votre page de vente.
Oui, chaque groupe apparaît comme une section distincte avec son nom et sa description. Les visiteurs peuvent replier ou déplier chaque groupe pour voir les tickets qu'il contient.
Oui, vous pouvez réorganiser l'ordre des groupes par glisser-déposer dans la page Gestion des tickets. L'ordre affiché dans le dashboard correspond à l'ordre sur la page de vente.
La capacité d'un groupe s'applique uniquement aux tickets de ce groupe. Une limite partagée peut s'appliquer à des tickets de groupes différents et même inclure des suppléments. Les deux fonctionnent indépendamment.
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# Display a field conditionally
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/parcours-d-achat/afficher-un-champ-sous-condition (en)
Create conditional fields that only display when certain response conditions are met. For example, a "VAT Number" field that only appears if "Status" = Company or Self-employed.
Go to Purchase Journey → Custom Fields from your event menu.
Configure a condition
Open an existing field or create a new one
Locate the toggle Display under condition (orange icon)
Activate the toggle. A panel appears with:
Display this field if → select the trigger field (the question whose answer drives the display)
Operator → choose the condition (is, is not, contains, etc.)
Value → enter the expected value
Save
The trigger field is chosen only once. Changing the trigger field resets the conditions.
Available operators
The proposed operator depends on the type of the trigger field:
Single choice / Selection → is, is not
Multiple choice → contains, does not contain
Short text / Text field → contains, is empty, is filled
Formatted field (number) → is, is not, greater than, greater than or equal to, less than, less than or equal to
Formatted field (email / phone / date) → contains, is empty, is filled
Additional condition (checkbox) → is checked, is not checked
The operators "is empty", "is filled", "is checked" and "is not checked" do not require a value.
Multiple conditions
You can add multiple conditions on the same trigger field via the button + Add a condition. A connector appears between conditions:
AND → all conditions must be met
OR → at least one condition must be met
All conditions apply to the same trigger field.
Visual reading
In your field list, a conditional field appears indented under the field it depends on, with an orange badge. Hovering over the badge displays a tooltip summarizing the applied rule.
Clicking on the badge directly opens the field configuration. Fields can be reordered by drag-and-drop. Moving a "parent" field moves its entire group.
Troubleshooting
I don't see my other question in the list → it already depends on this field (no loop possible) or it's the field itself
My field has moved → it has been automatically repositioned under its trigger field, this is normal
I can't add a condition → the previous condition is incomplete, or all options are already used
How to remove the condition? → deactivate the toggle "Display under condition". Settings are saved if you reactivate it
What happens if I delete a trigger field? → a window will prompt you to also delete dependent fields or keep them by removing the condition
For any technical questions or need for assistance, feel free to contact our support.
Contact us
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# Set up a multilingual event
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/parcours-d-achat/set-up-a-multilingual-event (en)
PassPass allows you to offer your event in multiple languages → French, Dutch, and English. Your participants will automatically see the content in their language. This feature applies to the entire journey → event page, tickets, add-ons, order form, confirmation emails, and tickets.
Activate translation
Go to Settings (in the sidebar, next to Finances) → section Languages and activate the option Translate events.
Once activated, each available language (FR, NL, EN) appears in the settings. Select the languages in which you want to offer your event.
Translate your content
Once translation is activated, a language indicator appears to the right of each text field and each image of your event.
How it works:
Locate the language icon to the right of the field (e.g., FR 1/2, NL, EN)
Click on the desired language to switch to that version
Write or paste your translation in the field
Do the same for each field → title, description, location, ticket names, add-ons, etc.
Images can also be different by language → useful if your visuals contain text.
Use automatic translation
To save time, PassPass offers an option for automatic translation accessible from each translatable field.
Automatic translation generates a first version in the target language based on your original content. It works field by field → click on the automatic translation option available on each translatable field. It's a good starting point to speed things up, especially if you have a lot of content to translate.
Be sure to proofread and adjust the generated translations. Automatic translation provides a functional base, but it lacks the specific context of your event → some phrasings or terms specific to your industry deserve manual tweaking for optimal results.
What is automatically translated by PassPass
Some elements of the journey are already translated by PassPass in the 3 languages, without any action from you:
Buttons and interface of the purchase journey → "Buy", "Continue", "Pay", etc.
Confirmation emails → structure and system texts
PDF and Wallet tickets → system labels
Event page → interface elements (sharing, navigation, etc.)
You only need to translate your own content → the texts you write to describe your event, your tickets, and your add-ons.
Best practices
Start by writing your entire event in your main language
Then use automatic translation field by field to generate the translations
Proofread each translation, especially ticket and add-on names that may have specific meanings
Test the purchase journey in each language to ensure everything displays correctly
Yes, translation is optional. If you do not activate it, your event remains in the language in which you wrote it.
The content displays in your main language (the one in which you wrote the event). However, the interface and static content can adapt to its language (purchase buttons, emails, …)
It provides a solid foundation for getting started quickly. We recommend proofreading the translations, especially for terms specific to your event. The tool prioritizes simplicity and speed → it's up to you to refine according to your needs.
Yes, you can translate only the most important fields (title, description) and leave the rest in the main language.
The language indicator to the right of each field displays the number of languages provided (e.g., FR 1/2 means that only French is filled in out of 2 activated languages).
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# Integration of the Meta Pixel on your PassPass ticketing
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/integrations-and-tools/int-gration-du-meta-pixel-sur-votre-billetterie-passpass (en)
This documentation explains how to connect a Meta Pixel (formerly Facebook Pixel) to a PassPass event to track conversions, measure the return on investment of your Meta (Facebook / Instagram) campaigns, and optimize your marketing performance.
On PassPass, the Meta Pixel is configured at the level of each event. This ensures precise and independent tracking by event.
Objective of the Integration
The integration of the Meta Pixel allows you to:
measure the number of orders generated by your Meta ads
analyze the sales value from your campaigns
track page views at key stages of the purchase journey (ticketing, cart, confirmation)
Prerequisites
Before starting, make sure to:
have a Meta advertising account
have created a Meta Pixel in the Meta Events Manager
have access to the relevant event in your PassPass dashboard
If you do not yet have a Meta Pixel, you can create one via the official Meta documentation:
https://www.facebook.com/business/help/952192354843755
Step 1: Obtain Your Meta Pixel ID
To connect the Pixel to PassPass, you need to retrieve its identifier.
Access the Ads Manager of Meta
Go to Events Manager, then Data Sets
Select your Pixel and copy the Pixel ID (a sequence of 15 to 16 digits)
Direct access to data sets: https://business.facebook.com/settings/datasets
Step 2: Link the Meta Pixel in PassPass
The Meta Pixel is directly linked to a specific event.
Open the relevant event in your PassPass dashboard
Access the Advanced Configurations tab in the left sidebar
Paste the Meta Pixel ID
Save
Once saved, the Meta Pixel is active and connected to this event!
Automatically Tracked Events
Once the Pixel is connected, PassPass automatically triggers the following standard Meta events:
PageView => Loading of the ticketing page
AddToCart => Adding a ticket to the cart
Purchase => Completed purchase
Verify the Integration is Working Properly
Method 1: Meta Pixel Helper Extension
Install the Meta Pixel Helper extension for Google Chrome:
https://chromewebstore.google.com/detail/meta-pixel-helper
Open the ticketing page of your event
Ensure that the Pixel on your PassPass event page is detected and that the ID matches the one in your Meta Events Manager
Meta documentation on Pixel Helper:
https://www.facebook.com/business/help/823677331451951
Method 2: Test Data in Meta Events Manager
Access the Meta Events Manager
Select your Data Set
Open the Test Data
Enter the URL of the PassPass ticketing page (e.g., the registration confirmation page URL => try the complete purchase journey with a test free ticket that you can delete after your tests).
Observe the events returned in the Meta Events Manager => Test Data
Official Meta documentation:
https://www.facebook.com/business/help/2040882565969969
Important Information
The Pixel is Linked to an Event
Each Meta Pixel is associated with a specific event in PassPass.
This allows for clear performance analysis by event and prevents data mixing between multiple events.
The Meta Pixel Collects Data, It Does Not Launch Ads
The Meta Pixel only allows for data collection.
The creation of advertising campaigns, custom audiences, and conversion goals is done directly in Meta tools.
Go Further
Create custom audiences based on visitors and buyers
https://www.facebook.com/business/help/744354708981227
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# Customize your PDF and Wallet tickets
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/sell-your-tickets/customize-your-pdf-and-wallet-tickets (en)
Chaque participant reçoit un billet au format PDF par email, et peut l'ajouter à son Apple Wallet ou Google Wallet. Par défaut, ces billets utilisent la miniature et la couleur de votre événement. Mais vous pouvez aller plus loin en créant des visuels personnalisés et en les attribuant à différents types de tickets pour une expérience sur mesure.
Rendez-vous dans Gestion des tickets > Visuels depuis le menu de votre événement.
Comment fonctionnent les visuels
Un visuel est un template qui définit l'apparence du billet reçu par le participant. Il impacte deux supports :
Le billet PDF joint à l'email de confirmation.
Le pass Wallet (Apple Wallet / Google Wallet) que le participant peut ajouter à son téléphone.
Chaque visuel peut être attribué à un ou plusieurs tickets. Cela signifie que des tickets différents peuvent avoir des apparences complètement différentes.
Le comportement par défaut
Si vous ne créez aucun visuel personnalisé, tous vos tickets et suppléments utilisent le visuel par défaut de votre événement :
La miniature (thumbnail) de l'événement est utilisée comme image du billet.
La couleur principale de l'événement est appliquée au design.
C'est suffisant pour la plupart des événements simples. Mais dès que vous avez plusieurs types de tickets, la personnalisation par visuel devient un vrai atout.
Créer un visuel personnalisé
Cliquez sur Créer un visuel
Donnez un nom au template (par exemple : "Visuel VIP", "Pass Day 1", "Billet Standard"). Ce nom vous aide à identifier le visuel dans votre liste.
Personnalisez l'apparence : image, couleurs et thème du billet.
Choisissez si ce visuel est compatible Wallet (Apple Wallet / Google Wallet).
Attribuez le visuel aux tickets ou suppléments concernés.
Attribuer des visuels différents par ticket
C'est la fonctionnalité la plus puissante : chaque ticket (ou supplément) peut avoir son propre visuel. Cela permet à vos participants d'identifier immédiatement leur billet et renforce le branding de votre événement.
Dans le tableau des visuels, la colonne Attribution indique le nombre de tickets liés à chaque visuel. Cliquez sur un visuel pour voir et modifier les tickets qui l'utilisent.
Cas d'usage courants
Festival multi-jours
Créez un visuel distinct par journée : "Visuel Day 1" avec une image et couleur spécifiques, "Visuel Day 2" avec un autre design. Les participants savent immédiatement quel jour correspond à leur billet, que ce soit sur le PDF ou dans leur Wallet.
Expérience VIP premium
Créez un visuel "Gold" ou "Premium" pour vos tickets VIP avec un design distinctif (couleurs dorées, image premium). Les détenteurs de tickets VIP reçoivent un billet visuellement différent qui renforce la valeur perçue de leur achat.
Branding par catégorie
Un événement qui combine concert et afterparty peut avoir un visuel "Concert" et un visuel "Afterparty" avec des ambiances graphiques différentes. Chaque billet raconte son propre univers.
Suppléments avec visuel dédié
Même les suppléments peuvent avoir un visuel personnalisé. Un supplément "Parking" peut afficher un plan d'accès sur le billet, tandis qu'un supplément "T-shirt" peut montrer un aperçu du design.
Tous vos tickets et suppléments utiliseront le visuel par défaut, basé sur la miniature et la couleur principale de votre événement. Vos participants recevront quand même un billet PDF et pourront l'ajouter à leur Wallet.
Oui, un visuel peut être partagé entre plusieurs tickets. Par exemple, un visuel "Standard" peut être attribué à la fois au ticket Adulte et au ticket Enfant si vous souhaitez qu'ils aient la même apparence.
Oui, à condition que le visuel soit configuré comme compatible Wallet. La colonne Wallet dans le tableau des visuels indique si chaque template est compatible (Oui/Non).
Oui, vous pouvez modifier un visuel à tout moment. Les billets déjà envoyés conservent l'ancien design, mais les nouveaux billets utiliseront le visuel mis à jour.
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# Test your purchase journey before launching sales
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/parcours-d-achat/test-your-purchase-journey-before-launching-sales (en)
Avant de partager votre événement au grand public, il est fortement recommandé de tester le parcours d'achat de bout en bout. L'objectif → vérifier que vos tickets, suppléments, formulaires, messages de confirmation et billets fonctionnent exactement comme prévu, sans avoir à effectuer un vrai paiement.
Pourquoi tester ?
Un test de bout en bout vous permet de vérifier plusieurs points avant que vos premiers vrais acheteurs ne passent commande :
Comprendre le parcours
Les tickets et suppléments s'affichent correctement (nom, prix, description)
Les champs du formulaire de commande sont bien configurés (champs obligatoires, nominatifs, facturation)
Le message de confirmation après achat est correct
Le billet PDF et le Wallet sont générés avec les bonnes informations et le bon visuel
Méthode 1 → Ticket de test gratuit
La méthode la plus simple pour tester sans aucun paiement.
Créez un ticket de test à 0 € (par exemple "Test interne"). Vous pouvez le rendre caché pour qu'il ne soit pas visible publiquement.
Ouvrez votre page événement publique et cliquez sur "Réserver ma place"
Parcourez toutes les étapes → sélection des tickets, suppléments, formulaire de coordonnées, validation
La commande étant gratuite, vous arrivez directement à la confirmation sans passer par le paiement Stripe
Vérifiez le message de confirmation, téléchargez le billet PDF, ajoutez-le au Wallet → tout doit correspondre à ce que vous avez configuré
Si votre ticket de test est caché (visibilité "Visible avec code promo"), créez un code promo à 0 % pour le déverrouiller. Ça vous permet de tester à la fois le ticket et le code promo en une seule commande.
Méthode 2 → Code promo à 100 %
Cette méthode permet de tester le parcours avec vos vrais tickets payants, tout en ramenant le total à 0 €.
Créez un code promo à 100 % de réduction (par exemple TEST100) avec une limite d'utilisation à 1 ou 2
Ouvrez votre page événement, cliquez sur "Code promo" et saisissez votre code TEST100
Sélectionnez vos tickets payants → le prix passe à 0 € grâce à la réduction de 100 %
Complétez le parcours → la commande est gratuite, pas de passage par Stripe
Vérifiez la confirmation, les billets, le visuel → tout comme un vrai acheteur le verrait
L'avantage de cette méthode → vous voyez exactement l'expérience que vivra votre acheteur (prix affichés, prix barrés, badge réduction), tout en gardant le total à 0 €.
Nettoyer après le test
Une fois votre test terminé, pensez à faire le ménage pour ne pas polluer vos données réelles :
Supprimez les participants de test depuis la liste Participants (menu "..." → Supprimer le participant)
Supprimez le ticket de test si vous en avez créé un spécialement
Supprimez ou désactivez le code promo de test (TEST100) pour éviter qu'il ne soit utilisé par un vrai acheteur
Bonne pratique → dupliquer l'événement
Plutôt que de tester directement sur votre événement final (et devoir nettoyer ensuite), la meilleure approche est de dupliquer votre événement pour créer une copie de test.
La duplication récupère toutes vos configurations → tickets, suppléments, champs personnalisés, messages, visuels. Vous obtenez un événement identique sur lequel vous pouvez tester librement, sans toucher à l'original.
Le workflow recommandé :
Configurez votre événement complètement (tickets, suppléments, formulaire, messages, visuels)
Dupliquez l'événement → vous obtenez une copie avec toutes les configurations
Testez sur la copie → commandes de test, vérification des billets, parcours complet
Publiez l'événement original → il est vierge de toute donnée de test, prêt pour les vrais acheteurs
Supprimez la copie de test → elle a rempli son rôle
Cette approche est particulièrement utile pour les événements complexes avec beaucoup de tickets, suppléments et champs personnalisés. Vous testez en conditions réelles sans risque de mélanger données de test et vraies commandes.
Checklist de test
Avant de publier, vérifiez chaque point :
Les tickets affichent le bon nom, la bonne description et le bon prix
Les suppléments apparaissent à l'étape 2 avec les bons tarifs
Le formulaire de coordonnées affiche les bons champs (et les bons champs obligatoires)
Si les tickets sont nominatifs → les champs nom/prénom/email par participant s'affichent correctement
Le message de confirmation après achat est correct et contient les bonnes informations
Le billet PDF se génère avec le bon visuel et les bonnes informations
Le Wallet (Apple/Google) affiche le bon thème et les bonnes données
Les codes promo fonctionnent (réduction appliquée ou ticket déverrouillé)
Avec les méthodes décrites ci-dessus (ticket gratuit ou code promo à 100 %), le total est à 0 € et vous ne passez pas par Stripe. C'est la manière la plus simple de tester. Si vous souhaitez tester le flux Stripe lui-même (redirection, choix du moyen de paiement), vous devrez effectuer un vrai achat avec un petit montant puis demander un remboursement.
Oui, les commandes de test apparaissent dans vos participants, commandes et statistiques comme de vraies commandes. C'est pourquoi il est recommandé de tester sur un événement dupliqué plutôt que sur l'original, pour garder des données propres.
Oui, l'événement doit être publié pour accéder à la page publique et au checkout. Vous pouvez le publier en mode "Privé" → il ne sera pas visible sur votre page organisation ni indexé par les moteurs de recherche. Seules les personnes ayant le lien direct pourront y accéder.
Utilisez la méthode 2 → créez un code promo à 100 % de réduction (ex: TEST100). Appliquez-le sur vos vrais tickets payants et le total passera à 0 €. Vous testez l'expérience exacte de vos acheteurs, avec les prix barrés et la réduction appliquée, sans payer.
Non. La duplication crée un événement avec les mêmes configurations (tickets, suppléments, formulaire, messages, visuels), mais sans aucune donnée de participants ou de commandes. Vous repartez d'une base complètement vierge.
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# Configure VAT Display
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/sell-your-tickets/configure-vat-display (en)
PassPass vous permet de configurer l'affichage de la TVA sur vos tickets et suppléments. Vous pouvez afficher les prix TTC (tout compris) ou HTVA (hors taxes), et définir un taux de TVA global ou personnalisé par ticket. Cette configuration est purement informative : elle modifie l'affichage pour vos participants, mais n'affecte pas le montant réellement facturé.
L'affichage TVA est informatif uniquement. PassPass ne fait pas de déclaration TVA pour l'organisateur. Vous restez responsable de votre propre comptabilité et déclarations fiscales.
Accéder aux paramètres TVA
Rendez-vous dans Configurations avancées > Affichage TVA depuis le menu de votre événement.
Cette page regroupe deux réglages : le mode d'affichage des prix et le taux de TVA appliqué par défaut.
Choisir le mode d'affichage des prix
Trois modes sont disponibles. Sélectionnez celui qui correspond à votre type d'événement et à votre public.
Prix TTC (par défaut)
Le prix affiché inclut la TVA. C'est le mode par défaut, adapté à la majorité des événements grand public. Par exemple, un ticket à 121 € TTC sera affiché tel quel : 121 €.
Prix HTVA — TVA visible sur les tickets
Le montant hors taxes et la TVA sont affichés séparément sur chaque ligne de ticket. Par exemple, un ticket affichera 100 € + 21 € TVA. Ce mode convient aux événements B2B où vos participants ont besoin de voir le détail de la TVA pour chaque article.
Prix HTVA — TVA visible au résumé uniquement
Les tickets affichent le prix hors taxes (par exemple 100 € HTVA), mais le montant de la TVA n'apparaît que dans le récapitulatif de commande, en fin de parcours d'achat. Ce mode offre un affichage plus épuré tout en gardant la transparence fiscale au moment du paiement.
Pour un événement grand public (concert, festival, soirée), restez sur le mode Prix TTC. Pour un événement B2B (conférence, séminaire, salon professionnel), passez en Prix HTVA pour que vos participants puissent identifier le montant de TVA récupérable et ainsi que diminuer la perception du prix réel.
Définir le taux de TVA par défaut
En dessous du mode d'affichage, un champ vous permet de définir le taux de TVA par défaut pour votre événement. Ce taux s'applique automatiquement à tous vos tickets et suppléments.
En cas de doute sur le taux applicable, consultez votre comptable. PassPass affiche la TVA à titre informatif et ne se substitue pas à un conseil fiscal.
Personnaliser le taux par ticket ou supplément
Le taux de TVA par défaut s'applique à l'ensemble de votre événement, mais vous pouvez l'ajuster individuellement pour chaque ticket ou supplément. C'est utile lorsque votre événement combine des prestations soumises à des taux différents.
Pour modifier le taux d'un ticket ou supplément spécifique, rendez-vous dans les paramètres de ce ticket ou supplément et renseignez le taux de TVA souhaité. Ce taux remplacera le taux par défaut uniquement pour cet élément.
Exemple concret : votre événement utilise un taux par défaut de 21 %, mais vous proposez un supplément repas soumis à 12 %. Vous pouvez laisser 21 % sur vos tickets d'entrée et configurer 12 % uniquement sur le supplément repas.
Ce que voit le participant
Selon le mode d'affichage choisi, l'expérience du participant varie lors du parcours d'achat :
En mode Prix TTC : les prix affichés sur les tickets et dans le résumé de commande incluent la TVA. Aucune ligne TVA séparée n'apparaît.
En mode HTVA visible sur les tickets : chaque ticket affiche le montant HTVA et le montant de TVA séparément. Le résumé de commande détaille aussi la TVA.
En mode HTVA visible au résumé uniquement : les tickets affichent le prix HTVA, et la TVA totale n'apparaît que dans le récapitulatif de commande, juste avant le paiement.
Dans tous les cas, le montant total payé par le participant reste identique. Seul l'affichage change.
Cas d'usage courants
Événement grand public
Concert, festival, soirée : gardez le mode Prix TTC (par défaut). Vos participants veulent voir un prix clair et final, sans détail fiscal.
Conférence B2B
Séminaire, salon professionnel : activez Prix HTVA — TVA visible au résumé. Vos participants professionnels pourront identifier le montant de TVA récupérable lors de leur comptabilité.
Événement avec taux mixtes
Votre événement propose des tickets d'entréeet un supplément repas traiteur. Configurez le taux par défaut, puis modifiez le taux du supplément repas individuellement. Activez le mode HTVA pour que la distinction soit visible pour vos participants.
Non. Le mode d'affichage est purement informatif. Que vous affichiez 121 € TTC ou 100 € + 21 € TVA, le participant paie exactement le même montant. Seule la présentation change.
Non. PassPass affiche la TVA à titre informatif pour vos participants, mais ne se substitue pas à votre comptable. La déclaration et le paiement de la TVA restent de votre responsabilité en tant qu'organisateur.
L'affichage TVA concerne le parcours d'achat (sélection des tickets et résumé de commande). Les billets PDF et Wallet affichent le prix du ticket sans détail TVA séparé.
Oui, vous pouvez définir le taux à 0 % si votre activité est exonérée de TVA. Cela signifie simplement qu'aucune ligne TVA ne sera affichée, quel que soit le mode choisi.
Oui, le mode d'affichage est global à l'événement et s'applique à tous les éléments : tickets et suppléments. Chaque supplément peut avoir son propre taux de TVA, mais le mode d'affichage (TTC ou HTVA) reste le même pour tous.
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# Public API and Webhooks
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/integrations-and-tools/api-publique-et-webhooks (en)
PassPass offers a REST API and webhooks to connect your ticketing system to your external tools: CRM, accounting, marketing, automations.
Go to Settings > Developers to access these features.
For any technical questions or need for support, feel free to contact our support.
Contact support
Public API
The API allows you to read the data of your events, orders, and participants from an external system.
Connection Information
Base URL : https://api.passpass.be/api/public
Authentication : Authorization: Bearer
Interactive Documentation (Swagger) : api.passpass.be/api/public/docs
Complete Technical Reference : Public API: Technical Reference
Create an API Key
Go to Settings > Developers.
Click on New API Key.
Give a descriptive name to your key (e.g., "Sync CRM", "Export accounting").
Check the necessary permissions.
Copy the generated key and keep it in a safe place. The secret is displayed only once.
Available Permissions
Each key only has access to the data you authorize. All permissions are read-only.
Events (events:read) : title, description, dates, locations, tickets, gauges
Orders (orders:read) : buyer, purchased tickets, payment status, billing
Financial Orders (orders:read:financial) : service fees and net amount to be refunded
Order Form (orders:read:form_answers) : order form responses
Attendees (attendees:read) : identifier, assigned ticket, check-in status
Attendee Contact (attendees:read:contact) : first name, last name, and email
Financial Attendees (attendees:read:financial) : amount paid per attendee
Attendee Form (attendees:read:form_answers) : attendee form responses
Full Attendees (attendees:read:full) : access token to the ticket QR code (sensitive)
The contact, form_answers, and full extensions provide access to personal data. Only activate them if the recipient system is GDPR compliant.
Before connecting your system, test your calls with a tool like Postman. Paste the base URL, add your key in the Authorization header, and check that you receive the expected data.
Webhooks
Webhooks send a notification to a URL of your choice for each important event (payment received, ticket scanned...). Ideal for real-time reactions without continuously querying the API.
Complete Technical Reference : Webhooks: Technical Reference
Create an Endpoint
Go to Settings > Developers.
Click on New Webhook Endpoint.
Enter your server's URL.
Check the types of events to receive.
Select the permissions to control the data included in the payload.
Available Events
order.created : order created
order.paid : order paid (includes finalized free orders)
order.cancelled : order cancelled
order.expired : order expired
ticket.validated : ticket validated at entry
event.published : event published
event.updated : event updated
Security and Reliability
Each notification is signed via the X-PassPass-Signature header. Your server should verify this signature to confirm that the request indeed comes from PassPass.
If your server does not respond, PassPass automatically retries with increasing delays (6 attempts). After 20 consecutive failures, the endpoint is disabled to prevent unnecessary sends.
Permissions work the same way as for the API: you control exactly what data is included in each notification.
Best Practices
Only activate the necessary permissions. Less exposed data, less risk.
Never share an API key publicly. Avoid placing it in a GitHub repository or accessible code. Use environment variables.
Verify webhook signatures. Check the X-PassPass-Signature header for each received notification.
Respond quickly to webhooks. Your endpoint should return an HTTP 200 without delay. If processing takes time, acknowledge receipt and process in the background.
Use Cases
Synchronize Attendees with a CRM
Use the API with the attendees:read and attendees:read:contact permissions, or set up a webhook on order.paid, to automatically send each new attendee to HubSpot, Brevo, Salesforce, or any other CRM.
Export Orders to Your Accounting
Use the API with the orders:read and orders:read:financial permissions to retrieve amounts, service fees, and payment statuses, and inject them into your accounting software.
No-code Automations with Zapier, Make, or n8n
Combine the API or webhooks with an automation tool to create workflows without coding. Some examples: add a Mailchimp contact for each sale, send a Slack notification when a ticket is scanned, feed a Google Sheet in real-time.
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# Public API: technical reference
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/integrations-and-tools/api-publique-reference-technique (en)
This article is intended for the person consuming the PassPass REST API. For an overview and configuration from the dashboard, see Public API and Webhooks.
Interactive documentation (Swagger): api.passpass.be/api/public/docs
Authentication
Each request carries your API key in the Authorization header:
GET /api/v1/events HTTP/1.1
Host: api.passpass.be
Authorization: Bearer pk_live_9f2c4a1b...The key is linked to your organization. All returned data is automatically filtered on your organization.
The key's secret is displayed only once at creation. If you lose it, perform a rotation from the dashboard (the old secret stops working immediately).
Validate your configuration at startup with GET /v1/me : it is the only endpoint that requires no scope.
Available Endpoints
The API is read-only. 7 GET endpoints:
GET /v1/me : introspection of your API key (scopes, organization, last use). No scope required
GET /v1/events : list of your events (all statuses, drafts, and private included). Scope: events:read
GET /v1/events/:id : detail of an event. Scope: events:read
GET /v1/orders : list of orders. Scope: orders:read
GET /v1/orders/:id : detail of an order. Scope: orders:read
GET /v1/events/:eventId/attendees : attendees of an event. Scope: attendees:read
GET /v1/orders/:orderId/attendees : attendees of an order. Scope: attendees:read
Permissions (scopes)
Scopes control the fields returned, not just access to endpoints. An unauthorized field is absent, not null.
events:read : access to event endpoints
orders:read : access to order endpoints (amount, buyer, billing, line items, status)
orders:read:financial : service_fee, payout_amount, refundable_amount, historical_service_fee
orders:read:form_answers : order form answers
attendees:read : access to attendee endpoints (minimal data, no personal data)
attendees:read:contact : first_name, last_name, email
attendees:read:financial : ticket_price
attendees:read:form_answers : attendee form answers
attendees:read:full : access_token (automatically includes contact and financial)
Scopes are fixed at key creation. To change permissions, create a new key and remove the old one. access_token is the secret identifier behind the ticket's QR code. Only request attendees:read:full if your system truly needs it.
Pagination
All lists are paginated:
{
"data": [],
"total": 137,
"page": 1,
"limit": 25,
"total_pages": 6
}Parameters: ?page= (default 1) and ?limit= (default 25, maximum 100). Always paginate up to total_pages and reread the returned limit.
Conventions
Fields in snake_case (exception: buyer and billing in camelCase)
Amounts in euros (not in cents). 25 = 25.00€
Dates in ISO 8601 UTC
Multilingual fields: {"fr": "...", "en": "...", "nl": "..."}
Field not authorized by scopes: absent, not null
New fields possible without notice, do not reject an unknown field
Events
GET /v1/events returns all your events (drafts and private included, only deleted are excluded). No status or date filter on the API side: filter on the client side on status / start_at.
Use case: gauge dashboard, ticket stock tracking, event list in a back-office.
{
"id": 1535,
"title": {"fr": "Mon événement"},
"short_description": {"fr": "Description courte"},
"address_label": {"fr": "Bruxelles"},
"address_full": {"fr": "Rue de la Loi 1, 1000 Bruxelles"},
"status": "published",
"visibility": "public",
"sold_count": 128,
"max_capacity": 500,
"start_at": "2026-06-01T18:00:00.000Z",
"end_at": "2026-06-01T23:00:00.000Z",
"timezone": "Europe/Brussels",
"currency": "EUR",
"tickets": [
{
"id": 4525,
"type": "ticket",
"name": {"fr": "Entrée Standard"},
"description": null,
"price": 25,
"vat_rate": 21,
"max_quantity": 300,
"sold_count": 128,
"visibility": "visible",
"sell_start_at": null,
"sell_end_at": null
}
],
"created_at": "2026-01-12T14:22:00.000Z",
"updated_at": "2026-04-17T09:00:00.000Z"
}Orders
GET /v1/orders returns the orders of your organization.
Available Filters
status : paid (default), pending, cancelled, or all
created_after : ISO-8601 date, orders created from this moment (inclusive)
created_before : ISO-8601 date, orders created up to this moment (inclusive)
By default, only paid orders are returned. Use ?status=all if you want the full picture (cancellations, ongoing carts). This is the most common trap for accounting reconciliations.
Statuses
paid : paid and not canceled
cancelled : canceled (whether paid or not). Expired orders (abandoned cart) are also found here
pending : neither paid nor canceled (ongoing cart, pending transfer)
Use case: accounting export, financial reconciliation, CRM synchronization.
{
"id": 65817,
"event_id": 1535,
"status": "paid",
"origin": "online",
"currency": "EUR",
"amount_total": 200,
"buyer": {
"firstName": "Marie",
"lastName": "Dupont",
"email": "marie@example.com"
},
"billing": {
"identifierType": "vat",
"companyName": "Demo Corp SRL",
"vat": "BE0123456789",
"vatCountry": "BE",
"addressStreet": "Rue de la Loi 1",
"addressCity": "Bruxelles",
"addressZip": "1000",
"addressCountry": "BE"
},
"line_items": [
{
"type": "ticket",
"ticket_id": 4525,
"name": {"fr": "Entrée Standard"},
"quantity": 2,
"unit_amount": 100,
"subtotal": 200
}
],
"form_answers": null,
"paid_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"cancelled_at": null,
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"updated_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"service_fee": 4.6,
"payout_amount": 195.4,
"refundable_amount": 4.6,
"historical_service_fee": 4.6
}Understanding the Fields
buyer : identity entered at checkout (first name, last name, email). In camelCase.
billing : company billing data. Present only if the buyer checked "I order on behalf of a company" at checkout. Otherwise null. In camelCase. Contains: identifierType (vat or enterprise), companyName, vat, vatCountry, addressStreet, addressCity, addressZip, addressCountry.
line_items : order details. Each line has a type:
ticket : purchased ticket, unit_amount = unit price
fee : service fee (a single aggregated line)
discount : promo code / discount, negative unit_amount
Financial block (scope orders:read:financial) :
service_fee : current service fee
historical_service_fee : fees fixed at the time of sale
payout_amount : net amount to be paid to the organizer
refundable_amount : part of the fees still refundable
form_answers (scope orders:read:form_answers) : answers to the custom order form.
Attendees
GET /v1/events/:eventId/attendees or GET /v1/orders/:orderId/attendees returns the attendees. One attendee = one ticket.
Only attendees with status active are returned. Canceled or draft tickets are absent.
Use case: attendance list, offline access control, nominative export.
{
"id": "019fdb0d-...",
"event_id": 1535,
"order_id": 65817,
"status": "active",
"ticket": {
"id": 4525,
"type": "ticket",
"name": {"fr": "Entrée Standard"}
},
"first_name": "Marie",
"last_name": "Dupont",
"email": "marie@example.com",
"ticket_price": 100,
"access_token": "019fdb0d-...",
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"updated_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"form_answers": [
{
"type": "selection",
"field_id": "abc123...",
"question_title": {"fr": "Quel est votre statut actuel ?"},
"answer": {"fr": "Indépendant"}
},
{
"type": "unique-choice",
"field_id": "def456...",
"question_title": {"fr": "Régime alimentaire"},
"answer": {"fr": "Végétarien"}
},
{
"type": "short-text",
"field_id": "ghi789...",
"question_title": {"fr": "Nom entreprise"},
"answer": "Demo Corp"
},
{
"type": "formatted-field",
"field_id": "jkl012...",
"question_title": {"fr": "Téléphone"},
"answer": "+32400000000"
},
{
"type": "formatted-field",
"field_id": "mno345...",
"question_title": {"fr": "Code postal"},
"answer": "1000"
}
]
}Understanding the Fields
Fields are conditioned by scopes. Absent if the scope is not granted:
first_name, last_name, email (scope attendees:read:contact)
ticket_price (scope attendees:read:financial) : amount in euros
form_answers (scope attendees:read:form_answers) : attendee form answers. Possible types: selection, unique-choice, short-text, formatted-field. The selection and unique-choice types have multilingual answers, the others have string answers
access_token (scope attendees:read:full) : the secret identifier behind the ticket's QR code, read by the PassPass Organizer mobile app during entry control. This token can, for example, be reassigned on a badge to replicate a QR code readable by PassPass ticket control. Transmitting this token is equivalent to giving access to the ticket
Introspection
GET /v1/me returns your key information. No scope required.
{
"api_key_id": "019d-...",
"api_key_prefix": "pk_live_9f2c4a1b",
"api_key_name": "Production server",
"organization_id": "019d-...",
"scopes": ["events:read", "orders:read", "attendees:read"],
"last_used_at": "2026-04-17T09:58:00.000Z",
"created_at": "2026-01-12T14:22:00.000Z"
}Limits
100 requests per minute per API key. Beyond that: HTTP 429. If your need is real-time, use webhooks instead of polling.
Error Codes
401 : key absent, invalid or disabled
403 : valid key but insufficient scope
404 : resource nonexistent or outside your organization
400 : invalid parameter (status, date format...)
429 : quota exceeded (100 req/min)
API or Webhooks?
React to a sale in real-time → Webhooks order.paid
Synchronize a CRM continuously → Webhooks + API for catch-up
Accounting export, reconciliation → API /v1/orders?status=all&created_after=...
Attendance list, access control → API /v1/events/:id/attendees
Gauge dashboard / stocks → API /v1/events (sold_count, max_quantity)
Replay a past history → API (the webhooks do not replay the past)
The robust scheme: webhooks for real-time + periodic API call to catch up on what a network incident might have missed.
For any technical questions or need for support, feel free to contact our support.
Contact us
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# Personalized tickets
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/sell-your-tickets/personalized-tickets (en)
Par défaut, seul l'acheteur d'une commande est identifié (nom, prénom, email). Les tickets nominatifs permettent d'aller plus loin : chaque participant doit (ou peut) être identifié individuellement avec son propre nom, prénom et email. C'est indispensable pour les événements nécessitant un contrôle d'accès strict, une communication personnalisée ou une traçabilité par participant.
Activer les tickets nominatifs
Rendez-vous dans Parcours d'achat > Champs personnalisés depuis le menu de votre événement. En bas de la page, vous trouverez la section Informations personnelles des participants.
Il n'y a pas de toggle "tickets nominatifs" séparé. C'est la section Informations personnelles des participants qui contrôle ce mécanisme.
Deux réglages indépendants sont disponibles :
Pour chaque ticket — choisissez Obligatoire, Facultatif ou Ne pas demander
Pour chaque supplément — choisissez Obligatoire, Facultatif ou Ne pas demander
Les tickets et les suppléments se configurent séparément. Vous pouvez par exemple rendre les tickets nominatifs (obligatoire) tout en laissant les suppléments non nominatifs, ou l'inverse.
Les trois modes expliqués
Obligatoire
L'acheteur doit renseigner le nom, prénom et email de chaque participant. Pour chaque ticket de la commande, un formulaire individuel s'affiche avec ces trois champs obligatoires. L'acheteur ne peut pas passer à l'étape suivante sans les avoir tous remplis.
C'est le mode recommandé pour les événements avec contrôle d'accès nominatif, badges personnalisés ou obligations légales d'identification.
Facultatif
Une checkbox "Attribuer les tickets" apparaît dans le parcours d'achat. Si l'acheteur la coche, les champs nom, prénom et email s'affichent pour chaque ticket. S'il ne la coche pas, il passe directement à l'étape suivante sans identifier les participants.
Ce mode est idéal si vous souhaitez encourager l'identification sans bloquer l'achat. L'acheteur garde le choix.
Ne pas demander
Aucune information par participant n'est demandée. Pas de checkbox, pas de champs. Seules les coordonnées de l'acheteur (champs de commande) sont collectées. C'est le comportement par défaut.
Ce que voit le participant
Le formulaire nominatif apparaît à l'étape Coordonnées du parcours d'achat (étape 3 sur 4). Selon le mode configuré :
Mode Obligatoire
Pour chaque ticket de la commande, un bloc s'affiche avec les champs Nom, Prénom et Email. Si l'acheteur a pris 3 tickets, il verra 3 blocs à remplir. Tous les champs sont requis — impossible de valider sans les compléter.
Mode Facultatif
Une checkbox "Attribuer les tickets" s'affiche en haut de la section. Si l'acheteur la coche, les mêmes blocs nom/prénom/email apparaissent pour chaque ticket. S'il ne la coche pas, cette section est vide et il peut continuer vers le paiement.
Mode Désactivé
Aucun champ par participant n'apparaît. L'étape Coordonnées ne contient que les champs de commande (coordonnées de l'acheteur, facturation, champs personnalisés éventuels).
Tickets et suppléments : deux configurations séparées
Le point clé est que les tickets et les suppléments ont chacun leur propre réglage. Vous pouvez combiner les modes librement :
Tickets Obligatoire + Suppléments Ne pas demander — chaque porteur de ticket est identifié, mais les suppléments (parking, T-shirt, repas) ne sont pas attribués individuellement
Tickets Obligatoire + Suppléments Obligatoire — identification complète, chaque ticket et chaque supplément sont attribués à un participant nommé
Tickets Facultatif + Suppléments Ne pas demander — l'acheteur peut choisir d'attribuer les tickets, les suppléments ne sont jamais nominatifs
Cas d'usage courants
Festival avec contrôle d'accès strict
Passez les tickets en Obligatoire. Chaque participant sera identifié par nom, prénom et email. Au moment du scan à l'entrée, le nom affiché correspondra à la personne qui se présente. Les suppléments (consommations, parking) peuvent rester sur Ne pas demander.
Conférence avec badges nominatifs
Tickets en Obligatoire, suppléments (repas, workshop) aussi en Obligatoire. Vous saurez exactement qui participe à quel atelier et qui prend le repas. Les données nominatives seront disponibles dans l'export participants.
Attribution optionnelle
Tickets en Facultatif. Un groupe d'amis achète 5 tickets ensemble. L'acheteur peut cocher "Attribuer les tickets" pour donner les noms de chaque personne, ou laisser vide si tout le monde entre avec l'acheteur. Ça ne freine pas l'achat.
Vente simple sans identification pour chaque ticket
Laissez les deux sur Ne pas demander (par défaut). L'achat est rapide, seules les coordonnées de l'acheteur sont collectées. C'est le mode le plus fluide pour les événements grand public où l'identification individuelle n'est pas nécessaire.
Les informations nominatives (nom, prénom, email de chaque participant) sont disponibles dans la section Participants de votre événement. Vous pouvez les consulter en ligne ou les exporter.
Oui, rien n'empêche l'acheteur de saisir les mêmes informations pour chaque ticket. Mais l'objectif des tickets nominatifs est justement d'identifier chaque participant de manière distincte.
Le mode Obligatoire ajoute des champs à remplir, ce qui allonge l'étape Coordonnées. Si vous craignez un impact sur les conversions, utilisez le mode Facultatif : seuls les acheteurs motivés prendront le temps de remplir les informations.
Le réglage nominatif s'applique à tous les tickets de l'événement. Il n'est pas possible de rendre un type de ticket nominatif et un autre non. En revanche, tickets et suppléments ont chacun leur propre réglage indépendant.
Chaque participant identifié reçoit son propre billet (PDF ou Wallet) à l'adresse email renseignée. L'email de confirmation de commande est envoyé à l'acheteur principal.
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# Shared limits between tickets
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/sell-your-tickets/shared-limits-between-tickets (en)
Les limites partagées vous permettent de définir des contraintes de vente communes à plusieurs tickets et suppléments. Contrairement aux groupes (qui organisent visuellement vos tickets), les limites partagées agissent sur la logique de vente : capacité totale, minimum et maximum par commande — appliqués de manière transversale, indépendamment des groupes.
Les limites partagées fonctionnent indépendamment des groupes de tickets. Vous pouvez appliquer une limite à des tickets issus de groupes différents, ou même combiner tickets et suppléments dans une même limite.
Accéder aux limites partagées
Rendez-vous dans Gestion des tickets > Tickets. Cliquez sur la flèche à droite du bouton Créer un ticket, puis sélectionnez Limites partagées.
Créer une limite partagée
Donnez un nom à votre limite (par exemple : "Capacité totale salle A", "Max 4 par commande"). Ce nom est visible uniquement par vous.
Sélectionnez les tickets et/ou suppléments concernés. La liste est filtrable pour afficher uniquement les tickets ou uniquement les suppléments.
Définissez la capacité totale : le nombre maximum de billets vendables pour l'ensemble des tickets sélectionnés combinés.
Configurez le minimum par commande et le maximum par commande (optionnel). Ces limites s'appliquent au total combiné des tickets sélectionnés dans une seule commande.
La capacité d'une limite partagée est le total combiné de tous les tickets sélectionnés, pas une limite individuelle par ticket. Si votre limite est de 200 et que vous avez sélectionné "Adulte" et "Enfant", le total des deux ne pourra pas dépasser 200, quelle que soit la répartition.
Cas d'usage courants
Anti-scalping (limiter par commande)
Vous souhaitez qu'un acheteur ne puisse pas prendre plus de 4 billets au total, quel que soit le type. Créez une limite partagée avec un maximum par commande de 4, en sélectionnant tous les tickets concernés. Sans cette limite, un acheteur pourrait prendre 4 tickets Adulte et 4 tickets Enfant.
Limiter les suppléments
Vous proposez un supplément "Place de parking" avec seulement 50 places. Créez une limite partagée avec une capacité de 50 sur ce supplément pour garantir de ne pas vendre plus de places de parking qu'il n'en existe.
Mixer tickets et suppléments
Vous organisez un dîner avec 100 places au total. Le repas peut être inclus dans un ticket "Dîner VIP" ou ajouté comme supplément "Option dîner". Créez une limite partagée de 100 englobant le ticket VIP et le supplément dîner pour garantir qu'il n'y ait jamais plus de 100 repas vendus au total.
Limites partagées vs groupes de tickets
Ces deux fonctionnalités sont souvent confondues, mais elles ont des rôles très différents :
Les groupes organisent l'affichage de vos tickets sur la page de vente (visuel, repliable/déplié). Un groupe peut aussi avoir sa propre capacité, mais elle ne concerne que les tickets de ce groupe.
Les limites partagées définissent des contraintes de vente transversales. Elles peuvent inclure des tickets de groupes différents et même des suppléments. Elles n'ont aucun impact sur l'affichage.
Vous pouvez parfaitement utiliser les deux en même temps. Par exemple : un groupe "Standard" (Adulte + Enfant) pour l'affichage, et une limite partagée qui englobe Standard + VIP pour la capacité totale du lieu.
Oui, un même ticket peut être inclus dans plusieurs limites partagées. Toutes les contraintes s'appliquent simultanément. Par exemple, un ticket peut être soumis à la fois à une limite de capacité du lieu (300) et à une limite anti-scalping (max 4 par commande).
Non, les limites partagées ne sont pas affichées sur votre page de vente. L'acheteur voit uniquement le stock restant de chaque ticket individuel. Si la limite partagée est atteinte, les tickets concernés apparaîtront comme épuisés.
Oui, la sélection est filtrable entre Tickets et Suppléments. Vous pouvez mixer les deux dans une même limite, ce qui est utile quand un même produit (repas, parking…) est proposé à la fois via un ticket et un supplément.
Le maximum par commande d'un ticket s'applique uniquement à ce ticket spécifique. Le maximum par commande d'une limite partagée s'applique au total combiné de tous les tickets inclus dans cette limite. Par exemple, si Adulte et Enfant ont chacun un max de 4 mais une limite partagée avec un max de 4 aussi, l'acheteur ne pourra prendre que 4 billets au total (pas 4 + 4).
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# Webhooks: Technical Reference
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/integrations-and-tools/webhooks-reference-technique (en)
This article is intended for the person implementing the reception of PassPass webhooks. For an overview and configuration from the dashboard, see Public API and Webhooks.
Understanding the Data
Each webhook contains one or more data blocks. Here is what each represents.
Order : a transaction made by a buyer. Contains the total amount, payment status, buyer's identity, details of purchased tickets (line_items), and possibly company billing data (billing).
Attendees : one entry per ticket in the order. If a buyer takes 3 tickets, there will be 3 entries in attendees. Each entry contains the ticket type, ticket status, and depending on your permissions: participant contact details, price paid, form responses, and the ticket access token.
Event : basic information about your PassPass event (title, dates, location, status). This block is identical in all types of webhooks.
Billing : company data of the buyer (name, VAT, address). Present only if the buyer checked "I am ordering on behalf of a company" at checkout. Otherwise null.
Form answers : responses to the custom fields you have configured. Present at two levels: at the order level (form_answers in order) and at the participant level (form_answers in each attendee).
Access token : the secret identifier behind a ticket's QR code, read by the PassPass Organizer mobile app during entry control. This token can, for example, be reassigned on a badge to replicate a QR code readable by PassPass ticket control. Be careful when using it: transmitting this token is equivalent to giving access to the ticket.
Available Events
Each type of event sends different data blocks:
order.created : order created (before payment) → order, event, attendees
order.paid : payment confirmed (also includes completed free orders) → order, event, attendees
order.cancelled : order cancelled → order, event, attendees
order.expired : cart expired (25 min without payment) → order, event, attendees (empty)
ticket.validated : ticket scanned at entry → scan, participant
event.published : event published → event
event.updated : event updated → event, changed_fields
Permissions (scopes)
The data included in the payload depends on the permissions configured on your endpoint. An unauthorized field is absent from the payload, not null.
events:read : event block (title, dates, location, status)
orders:read : basic order block (amount, buyer, billing, line items, status)
orders:read:financial : service_fee, payout_amount, refundable_amount, historical_service_fee
orders:read:form_answers : order form responses
attendees:read : minimal participant block (ID, ticket, status, dates)
attendees:read:contact : first_name, last_name, email
attendees:read:financial : ticket_price
attendees:read:form_answers : participant form responses
attendees:read:full : access_token (automatically includes contact and financial)
access_token is the secret identifier behind the ticket's QR code. Request attendees:read:full only if your system truly needs it.
Payload Structure
Each webhook is a JSON POST with this envelope:
{
"type": "order.paid",
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"data": { }
}Conventions:
All fields are in snake_case
Amounts are in euros (not in cents). 25 = 25,00€
Dates are in ISO 8601 UTC
Multilingual fields are objects {"fr": "...", "en": "...", "nl": "..."}
Exception: buyer and billing blocks are in camelCase
The payload can receive new fields without notice. Do not reject an unknown field
Complete Example: order.paid
Triggered when a payment is confirmed, or when a free order is finalized. It is the most used event: it confirms that a participant has completed their registration. Use case: add the participant to your CRM, send a welcome email, update your accounting, trigger a Zapier/Make/n8n workflow.
{
"type": "order.paid",
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"data": {
"order": {
"id": 65817,
"event_id": 1535,
"status": "paid",
"origin": "online",
"currency": "EUR",
"amount_total": 200,
"buyer": {
"firstName": "Marie",
"lastName": "Dupont",
"email": "marie@example.com"
},
"billing": {
"identifierType": "vat",
"companyName": "Demo Corp SRL",
"vat": "BE0123456789",
"vatCountry": "BE",
"addressStreet": "Rue de la Loi 1",
"addressCity": "Bruxelles",
"addressZip": "1000",
"addressCountry": "BE"
},
"line_items": [
{
"type": "ticket",
"ticket_id": 4525,
"name": {"fr": "Entrée Standard"},
"quantity": 2,
"unit_amount": 100,
"subtotal": 200
}
],
"form_answers": null,
"paid_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"cancelled_at": null,
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"updated_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"service_fee": 4.6,
"payout_amount": 195.4,
"refundable_amount": 4.6,
"historical_service_fee": 4.6
},
"event": {
"id": 1535,
"title": {"fr": "Mon événement"},
"short_description": {"fr": "Description courte"},
"address_label": {"fr": "Bruxelles"},
"locality_type": "physical",
"start_at": "2026-06-01T18:00:00.000Z",
"end_at": "2026-06-01T23:00:00.000Z",
"timezone": "Europe/Brussels",
"currency": "EUR",
"status": "published",
"visibility": "public"
},
"attendees": [
{
"id": "019fdb0d-...",
"event_id": 1535,
"order_id": 65817,
"status": "active",
"ticket": {
"id": 4525,
"type": "ticket",
"name": {"fr": "Entrée Standard"}
},
"first_name": "Marie",
"last_name": "Dupont",
"email": "marie@example.com",
"ticket_price": 100,
"access_token": "019fdb0d-...",
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"updated_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"form_answers": [
{
"type": "selection",
"field_id": "abc123...",
"question_title": {"fr": "Quel est votre statut actuel ?"},
"answer": {"fr": "Indépendant"}
},
{
"type": "unique-choice",
"field_id": "def456...",
"question_title": {"fr": "Régime alimentaire"},
"answer": {"fr": "Végétarien"}
},
{
"type": "short-text",
"field_id": "ghi789...",
"question_title": {"fr": "Nom entreprise"},
"answer": "Demo Corp"
},
{
"type": "formatted-field",
"field_id": "jkl012...",
"question_title": {"fr": "Téléphone"},
"answer": "+32400000000"
},
{
"type": "formatted-field",
"field_id": "mno345...",
"question_title": {"fr": "Code postal"},
"answer": "1000"
}
]
}
]
}
}Example: ticket.validated
Triggered when a ticket is scanned via the PassPass Organizer mobile app. Use case: update a real-time attendance board, trigger badge printing, send a notification to your team upon a VIP's arrival.
{
"type": "ticket.validated",
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"data": {
"scan": {
"id": "019d-...",
"type": "scan",
"direction": "enter",
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z"
},
"participant": {
"id": "019fdb0d-...",
"event_id": 1535,
"order_id": 65817,
"status": "active",
"ticket": {
"id": 4525,
"type": "ticket",
"name": {"fr": "Entrée Standard"}
},
"first_name": "Marie",
"last_name": "Dupont",
"email": "marie@example.com",
"ticket_price": 100,
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"updated_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z"
}
}
}Example: event.updated
Triggered when a tracked field of your event is modified (title, dates, location, description, status...). The payload contains the state of the event after modification and the list of changed fields. Use case: synchronize event information on your website, notify your team of a date or location change.
{
"type": "event.updated",
"created_at": "2026-04-17T10:00:00.000Z",
"data": {
"event": {
"id": 1535,
"title": {"fr": "Mon événement (modifié)"},
"short_description": {"fr": "Nouvelle description"},
"address_label": {"fr": "Bruxelles"},
"locality_type": "physical",
"start_at": "2026-06-01T18:00:00.000Z",
"end_at": "2026-06-01T23:00:00.000Z",
"timezone": "Europe/Brussels",
"currency": "EUR",
"status": "published",
"visibility": "public"
},
"changed_fields": ["title", "short_description"]
}
}Signature Verification
Each request contains a signature header:
x-passpass-signature: t=1776412800,v1=9f2c...The signature is an HMAC-SHA256 calculated with your secret (whsec_...) on the string ..
Node.js:
const crypto = require('crypto');
function verify(rawBody, header, secret, toleranceSec = 300) {
const parts = Object.fromEntries(
header.split(',').map((kv) => kv.split('='))
);
const t = Number(parts.t);
if (!t || Math.abs(Date.now() / 1000 - t) > toleranceSec) return false;
const expected = crypto
.createHmac('sha256', secret)
.update(`${t}.${rawBody}`)
.digest('hex');
const a = Buffer.from(expected, 'hex');
const b = Buffer.from(parts.v1 || '', 'hex');
return a.length === b.length && crypto.timingSafeEqual(a, b);
}Python:
import hmac, hashlib, time
def verify(raw_body: bytes, header: str, secret: str, tolerance: int = 300) -> bool:
parts = dict(kv.split("=", 1) for kv in header.split(","))
ts = int(parts.get("t", 0))
if not ts or abs(time.time() - ts) > tolerance:
return False
expected = hmac.new(
secret.encode(), f"{ts}.".encode() + raw_body, hashlib.sha256
).hexdigest()
return hmac.compare_digest(expected, parts.get("v1", ""))Reject requests with a timestamp older than 5 minutes.
HTTP Headers
Each webhook request contains these headers:
x-passpass-event : event type (e.g. order.paid). Allows routing without parsing the body
x-passpass-signature : HMAC signature to verify authenticity
x-passpass-timestamp : Unix timestamp (seconds) used in the signature
x-passpass-idempotency-key : deduplication key. Stable for the same event, including retries. Deduplicate on this field on the receiver side
x-passpass-delivery-id : unique delivery attempt identifier. Useful for debugging
Retries and Deactivation
Your endpoint must respond HTTP 2xx in less than 10 seconds. Any other code, a timeout, or a network error counts as a failure.
In case of failure, PassPass retries 6 times with exponential backoff: 1, 2, 4, 8, 16, 32 minutes.
After 20 consecutive failures, the endpoint is automatically deactivated. It must be manually reactivated from your dashboard. A success resets the counter to zero.
Acknowledge receipt immediately (HTTP 200) and process in the background. If processing is long, do not make PassPass wait.
Testing Your Endpoint
From your dashboard (Settings → Developers), click Test on your endpoint. PassPass sends a demo payload to your URL to validate the connection and signature verification.
Test payloads use recognizable identifiers: IDs starting from 9,999,000, email demo@passpass.be, names "Demo ...".
The delivery history is viewable from your dashboard. Each send (successful or failed) is recorded there with your server's response code.
For any technical questions or need for support, feel free to contact our support.
Contact us
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# Create a waves system (wave sales)
Source: https://docs.passpass.be/en/categories/sell-your-tickets/create-a-waves-system-wave-sales (en)
The wave system (or sales by waves) is a pricing strategy that involves selling your tickets in several phases at progressive prices. The first wave is the cheapest, and each subsequent wave is more expensive. This mechanism rewards early buyers, creates a sense of urgency, and helps you generate revenue earlier.
PassPass does not offer a "create a wave" button, but the ticketing system is flexible enough to set up a complete and effective wave system. Here's how.
The principle: one ticket per wave
Each wave corresponds to a distinct ticket with its own name, price, and quantity. For example, for a festival:
Wave 1 → Early Bird : 15 €, limited to 100 tickets
Wave 2 → Regular : 25 €, limited to 400 tickets
Wave 3 → Last Minute : 35 €, limited to 100 tickets
The idea: when Wave 1 is sold out, the buyer sees they "missed" the best price and hurries to buy in Wave 2 before it also sells out.
Set up your waves step by step
Go to Ticket Management > Tickets from your event menu.
1. Create a ticket for each wave
Click on Create a ticket and create one ticket per wave. For each ticket:
Give a clear name indicating the wave: "Wave 1 — Early Bird", "Wave 2 — Regular", "Wave 3 — Last Minute". Your buyers will immediately see the progression.
Set an increasing price for each wave. The price gap should be significant enough to create urgency (for example, +10 € between each wave).
Limit the available quantity of each wave. This is what makes the wave "end" and the buyer move to the next one. Without a limit, the wave never sells out and the effect is lost.
2. Set visibility (the key ingredient)
This is where it all happens. In the advanced options of each ticket, set ticket display to Visible (not "Visible if on sale").
Why "Visible" and not "Visible if on sale"? Because a sold-out ticket remains displayed on your sales page with the mention "Sold Out". The buyer sees that Wave 1 at 15 € is already sold out, which reinforces the sense of urgency (FOMO) and encourages them to buy the next wave without delay.
If you use "Visible if on sale", the ticket disappears once sold out. The buyer doesn't know a lower price existed and loses all comparison effect.
3. Display the number of tickets remaining
To amplify urgency, enable the display of remaining stock. In the advanced options of each ticket, go to Labels and select Show the number of tickets remaining.
A badge appears on the sales page, for example "12 tickets remaining". When the number decreases, the buyer thinks "there aren't many spots left" and proceeds to purchase.
The "tickets remaining" label is particularly effective on the last tickets of each wave. It turns scarcity into a conversion lever.
4. (Optional) Use sales periods
For even more precise control, you can configure custom dates for each wave instead of relying solely on stock. For example:
Wave 1: from March 1st to 15th (or until sold out)
Wave 2: from March 16th to April 15th
Wave 3: from April 16th until the event day
Both approaches combine: if Wave 1 sells out before March 15th, the buyer sees "Sold Out" but Wave 2 is not yet on sale. This creates a double effect: "I missed Wave 1" and "Wave 2 opens soon".
5. (Optional) Organize with a group
If your event has other types of tickets (VIP, Child, etc.), create a ticket group named "General Admission" to group your waves and keep the sales page readable. The waves will appear together in a dedicated section.
Complete example: festival with 3 waves
Here is a concrete example of configuration for a festival with 400 seats:
Wave 1 → Early Bird : 15 €, 100 tickets, visibility Visible, tickets remaining label activated
Wave 2 → Regular : 25 €, 400 tickets, visibility Visible, tickets remaining label activated
Wave 3 → Last Minute : 35 €, 100 tickets, visibility Visible, tickets remaining label activated
Result on the buyer's side: the sales page displays the 3 tickets simultaneously. The buyer sees "Wave 1 — Early Bird: 15 €" with "Sold Out", "Wave 2 — Regular: 25 €" with "47 tickets remaining", and "Wave 3 — Last Minute: 35 €" pending. The comparison is immediate: the price increases with each wave, better to buy now.
Best practices
Always keep sold-out waves visible
This is the number one rule. A sold-out ticket displayed on the sales page is your best marketing argument. The buyer thinks "Wave 1 is already gone, I won't miss Wave 2". If you hide completed waves, you lose all the progression effect.
Properly dose quantities per wave
If Wave 1 has too many spots, it won't sell out quickly enough and the urgency won't be created. As a general rule, plan for 20 to 30% of your total capacity for the first wave, so it sells out quickly and triggers the domino effect on the following waves.
Communicate on wave changes
Announce the opening of each wave on your social networks and by email. "Only 20 tickets left in Wave 2!" is a powerful message to trigger purchases. The "tickets remaining" label visible on the sales page amplifies this message.
Don't multiply waves too much
Two to four waves are sufficient for most events. Too many waves (5+) dilute the effect and complicate your sales page. Three waves is the sweet spot: early bird, regular, last minute.
Advanced variations
Waves by category
For a large event, you can apply the wave system to each ticket category separately. For example, a "VIP" ticket with its own waves (VIP Early Bird, VIP Regular) and a "Standard" ticket with its own. Use ticket groups to visually organize everything.
Secret wave with promo code
Create a special "Friends & Family" wave with visibility Visible with promo code. Only people with the code will be able to purchase at this exclusive rate. Combine it with a discount code for a double advantage (reduced wave price + additional discount).
Waves with shared limit
If you want the total capacity of your event to be respected regardless of the distribution between waves, create a shared limit encompassing all wave tickets. For example, a shared limit of 400 seats across the 3 waves ensures the total never exceeds your venue's capacity.
Technically, each wave is a distinct ticket in PassPass. But you can assign them the same ticket visual (PDF and Wallet), the same access, and the same add-ons. For the participant, the experience on the day is identical — only the price paid differs.
Yes, you can modify the available quantity of a ticket at any time. If a wave sells faster than expected, you can reduce the stock of the next wave to balance. Tickets already sold are not affected.
That's precisely the desired effect. The buyer sees Wave 1 at 15 € and Wave 3 at 35 €, the comparison is immediate. They understand that the price increases over time and that Wave 1's stock is limited. If they don't want to pay more, they buy now.
Activate the option in Advanced Options > Labels for each ticket. A red badge appears on the sales page with the exact number of remaining spots (for example, "23 tickets remaining"). The counter updates in real-time with each purchase.
Both approaches work. If you want automatic control, use sales periods (custom dates) so each wave opens and closes on specific dates. If you prefer a more organic system based on demand, use only quantities: when Wave 1 is sold out, buyers naturally move to Wave 2. You can also combine both.