Solution 1 : Contrôle manuel via export Excel
Méthode traditionnelle
Pour les événements sans équipement mobile ou qui préfèrent opter pour une version papier :
Exportez la liste de vos participants depuis l'onglet "Participants"
Imprimez ou consultez le fichier Excel sur tablette/ordinateur
Cochez manuellement les participants à leur arrivée
Cette méthode fonctionne mais présente des limitations : pas de mise à jour temps réel, risque d'erreurs manuelles, et pas de traçabilité des heures d'arrivée.
Solution 2 : Application mobile PassPass Organizer (recommandée)
L'application est entièrement gratuite au téléchargement et à l'utilisation pour tous les organisateurs PassPass.
Téléchargement de l'application
PassPass dispose d'applications mobiles natives disponibles sur smartphones et tablettes via les stores :
→ iOS - App Store → Android - Play Store
L'application permet de suivre en temps réel toutes les informations clés de votre événement : ventes, participants, commandes, et surtout de contrôler les accès.
Configuration des validateurs
Ajouter des membres à l'équipe de validation
Depuis votre dashboard événement, cliquez sur Mon équipe
Cliquez sur Ajouter un membre
Saisissez l'adresse email de la personne
Sélectionnez le rôle Validateur dans le menu déroulant
La personne invitée recevra automatiquement un email d'invitation. Elle devra accepter l'invitation et créer un compte PassPass si elle n'en a pas encore. Une fois le compte créé, elle aura accès à l'événement avec les permissions de validation.
En tant que validateur, un membre n'a pas accès au dashboard, ni aux données financières de votre événement. Seulement à l'application mobile pour valider les entrées.
Connexion des validateurs à l'application
Le validateur télécharge l'application PassPass Organizer et se connecte avec les mêmes identifiants que son compte PassPass web. L'application synchronise automatiquement ses accès aux événements.
Système de scan des billets
Scan par QR code
L'application propose un système de scan avec codes couleur pour identification immédiate :
Ticket valide (Vert)
Le participant peut entrer
Son statut passe automatiquement à "Validé"
L'heure de validation est enregistrée
Ticket déjà scanné (Orange)
Message d'alerte avec la date et heure du premier scan
Permet d'identifier les tentatives de réutilisation
Le validateur peut autoriser ou refuser l'accès selon le contexte
Ticket invalide (Rouge)
Ticket lié à un autre événement
Ticket annulé ou supprimé
QR code corrompu ou falsifié
Accès refusé automatiquement
Validation par liste participants
Pour les cas particuliers où le scan QR n'est pas possible (participant sans billet, QR illisible...) :
Recherchez par nom, prénom ou email dans la liste des participants
Swipez vers la droite sur le nom du participant pour valider son entrée
Même traçabilité que le scan QR code
Modes de scan
Par défaut, l'app enregistre uniquement les entrées. Vous pouvez aussi enregistrer les sorties pour connaître le nombre de personnes présentes à un instant donné.
Le réglage se trouve dans l'app mobile : Préférences → Mode de scan.
Le mode de scan est propre au téléphone, pas à l'événement. Il s'applique à tous vos événements et reste actif après la fermeture de l'app. Deux téléphones au même événement peuvent être réglés différemment : la porte d'entrée en "Entrée uniquement", le vestiaire en "mode libre".
Entrée uniquement (par défaut)
Le scan propose toujours "Faire entrer". La sortie n'est pas enregistrée. C'est le mode classique quand seul le contrôle d'accès compte.
Entrée et sortie (mode strict)
L'app propose uniquement l'action cohérente avec l'état du participant :
Quelqu'un qui n'est pas encore entré (ou qui est déjà sorti) ne peut qu'entrer
Quelqu'un qui est à l'intérieur ne peut que sortir
Les allers-retours fonctionnent sans intervention : un participant qui sort fumer est "à l'extérieur", donc il peut re-rentrer. Ce mode empêche les erreurs et donne un comptage fiable des présents.
Entrée et sortie (mode libre)
Les deux actions sont proposées, la plus cohérente en premier. L'opérateur peut forcer l'action contraire si nécessaire : erreur à rattraper, cas particulier.
Ce que voit la personne qui scanne
Un bandeau sur le scanner rappelle le mode actif ("Scan out activé : mode strict" ou "mode libre"). Rien en mode "Entrée uniquement"
La fiche d'un participant est découpée en sections Entrée et Sortie, avec l'historique complet
Les boutons Faire entrer / Faire sortir sont disponibles depuis la fiche et depuis la liste des participants, sans passer par le scan. Utile quand un QR code est illisible
Avertissements
En mode libre et en mode "Entrée uniquement", l'app signale un scan incohérent plutôt que de le refuser :
Faire entrer quelqu'un déjà à l'intérieur
Faire sortir quelqu'un qui n'est jamais entré, ou qui est déjà sorti
En mode strict, ces situations ne se produisent pas puisque seule l'action cohérente est proposée.
Suivi et historique des validations
En cliquant sur un participant dans l'application, vous accédez à l'historique complet des validations avec les dates et heures précises de chaque scan.
Cette traçabilité permet de vérifier en cas de réclamation, analyser les flux d'entrée par tranches horaires, et détecter d'éventuelles anomalies de validation.
Bonnes pratiques
Préparation de l'équipe
Installez et testez l'application avant l'événement
Formez votre équipe aux différents statuts couleur
Préparez des procédures et définissez vos politiques d'entrées pour les cas particuliers
Équipement recommandé
Smartphones récents avec bonne qualité caméra
Batteries externes pour événements longs
Connexion internet stable (4G/WiFi)
Aucune limite sur le nombre de validateurs. Ajoutez autant de membres que nécessaire selon la taille de votre événement.
Non, le rôle "Validateur" donne uniquement accès au scan de billets et à la liste participants. Aucune donnée financière n'est accessible.
Le système détecte les scans multiples et affiche un avertissement orange. Le validateur peut décider d'autoriser ou non selon le contexte.
L'application est compatible avec iOS et Android récents. Une caméra fonctionnelle est requise pour le scan QR.
Oui, les validations apparaissent en temps réel dans votre dashboard web via l'onglet "Scan et entrées", permettant un suivi global de l'affluence. Ces données sont également exportables.
Dans l'app PassPass Organizer, allez dans Préférences → Mode de scan et choisissez "Entrée et sortie" en mode strict ou libre. Le réglage est propre au téléphone et s'applique à tous vos événements.