Scanner les tickets et contrôler les accès avec PassPass

Solution 1 : Contrôle manuel via export Excel

Méthode traditionnelle

Pour les événements sans équipement mobile ou qui préfèrent opter pour une version papier :

• Exportez la liste de vos participants depuis l'onglet "Participants"

• Imprimez ou consultez le fichier Excel sur tablette/ordinateur

• Cochez manuellement les participants à leur arrivée

Cette méthode fonctionne mais présente des limitations : pas de mise à jour temps réel, risque d'erreurs manuelles, et pas de traçabilité des heures d'arrivée.

Solution 2 : Application mobile PassPass Organizer (recommandée)

Téléchargement de l'application

PassPass dispose d'applications mobiles natives disponibles sur smartphones et tablettes via les stores :

• App Store (iOS) :

  • Recherchez "PassPass Organizer"

  • Lien direct : PassPass Organizer App Store (IOS / Apple)

• Play Store (Android) :

  • Recherchez "PassPass Organizer"

  • Lien direct : PassPass Organizer Play Store (Android)

L'application permet de suivre en temps réel toutes les informations clés de votre événement : ventes, participants, commandes, et surtout de contrôler les accès de manière professionnelle.

Configuration des validateurs

Ajouter des membres à l'équipe de validation

1. Accéder à la gestion d'équipe

   • Depuis votre dashboard événement, cliquez sur "Mon équipe"

   • Cette section liste tous les membres ayant accès à votre événement

2. Inviter un validateur

   • Cliquez sur "Ajouter un membre"

   • Saisissez l'adresse email de la personne

   • Sélectionnez le rôle "Validateur" dans le menu déroulant

3. Processus d'invitation

   • La personne invitée recevra automatiquement un email d'invitation

   • Elle devra cliquer sur "Accepter l'invitation"

   • Si elle n'a pas encore de compte PassPass, elle sera guidée pour en créer un

   • Une fois le compte créé, elle aura accès à l'événement avec les permissions de validation

Connexion des validateurs à l'application

1. Téléchargement et connexion

   • Le validateur télécharge l'application PassPass Organizer

   • Il se connecte avec les mêmes identifiants que son compte PassPass web

   • L'application synchronise automatiquement ses accès aux événements

2. Accès aux fonctionnalités

   • Interface dédiée au scan de billets

   • Liste des participants pour validation manuelle

   • Historique des validations effectuées

Système de scan des billets

Scan par QR code

L'application propose un système de scan avec codes couleur pour identification immédiate :

Ticket valide (Vert)

• Le participant peut entrer

• Son statut passe automatiquement à "Validé"

• L'heure de validation est enregistrée

Ticket déjà scanné (Orange - Warning)

• Message d'alerte avec la date et heure du premier scan

• Permet d'identifier les tentatives de réutilisation

• Le validateur peut autoriser ou refuser l'accès selon le contexte

Ticket invalide (Rouge - Erreur)

• Ticket lié à un autre événement

• Ticket annulé ou supprimé

• QR code corrompu ou falsifié

• Accès refusé automatiquement

Validation par liste participants

Pour les cas particuliers où le scan QR n'est pas possible :

Recherche manuelle

• Interface de recherche par nom, prénom ou email

• Résultats instantanés dans la liste des participants

• Idéal pour participants ayant oublié leur billet

Validation par swipe

• Swipez vers la droite sur le nom du participant

• Validation immédiate de son entrée

• Même traçabilité que le scan QR code

Situations d'usage

• Participants peu à l'aise avec la technologie

• Ticket PDF perdu ou oublié

• Billets imprimés illisibles

• ….

Suivi et historique des validations

Informations détaillées par participant

En cliquant sur un participant dans l'application :

• Historique complet des validations

• Dates et heures précises de chaque scan

Utilité pour résolution de conflits

Cette traçabilité permet de :

• Vérifier en cas de réclamation participant

• Analyser les flux d'entrée par tranches horaires

• Détecter d'éventuelles anomalies de validation

Bonnes pratiques de validation

Préparation de l'équipe

Formation des validateurs

• Installez et testez l'application avant l'événement

• Formez votre équipe aux différents statuts couleur

• Préparez des procédures et définissez vos politiques d’entrées pour les cas particuliers

Équipement recommandé

• Smartphones récents avec bonne qualité caméra

• Batteries externes pour événements longs

• Connexion internet stable (4G/WiFi)

Questions fréquentes

Combien de validateurs puis-je ajouter ? Aucune limite sur le nombre de validateurs. Ajoutez autant de membres que nécessaire selon la taille de votre événement.

Les validateurs ont-ils accès aux données financières ? Non, le rôle "Validateur" donne uniquement accès au scan de billets et à la liste participants. Aucune donnée financière n'est accessible.

Peut-on scanner le même billet plusieurs fois ? Le système détecte les scans multiples et affiche un warning orange. Le validateur peut décider d'autoriser ou non selon le contexte.

L'application fonctionne-t-elle sur tous les smartphones ? L'application est compatible avec iOS 12+ et Android 8+. Une caméra fonctionnelle est requise pour le scan QR.

Puis-je voir les validations en temps réel depuis mon dashboard ? Oui, les validations apparaissent en temps réel dans votre dashboard web via l’onglet “Scan et entrées”, permettant un suivi global de l'affluence, ces données sont également exportable.