1. Ajout manuel de participants
Accéder à la gestion des participants
Depuis votre dashboard événement, accédez à la section Participants puis cliquez sur le bouton Ajouter un participant.
Saisir les informations
Prénom : prénom du participant
Nom de famille : nom du participant
Email : adresse email valide (obligatoire pour l'envoi de confirmation)
Champs personnalisés : si vous avez configuré un formulaire personnalisé, vous pouvez renseigner tous les champs directement lors de l'ajout
Attribuer les tickets
Sélectionnez le type de ticket à attribuer et choisissez la quantité. Vous pouvez attribuer plusieurs types de tickets au même participant.
Validation et confirmation
Vérifiez les informations saisies puis cliquez sur Confirmer l'ajout. Le participant recevra automatiquement un email de confirmation contenant les détails de l'événement, ses tickets sous format QR code et les informations pratiques.
Gratuité totale L'ajout manuel de participants est entièrement gratuit, quel que soit le nombre de tickets attribués.
Cette fonctionnalité est idéale pour :
Inviter des VIP ou partenaires
Offrir des places à votre équipe
Gérer des tickets de presse
Attribuer des places suite à des concours
Caractère irréversible Une fois ajouté, le participant ne peut pas être supprimé de votre liste. Seule la suppression de ses tickets gratuits est possible.
2. Import via fichier Excel ou CSV
Pour les ajouts importants, l'import permet d'ajouter plusieurs participants simultanément. Jusqu'à 20 000 lignes par import.
Depuis la section Participants, cliquez sur Importer des participants.
Deux approches :
Utilisez notre modèle (téléchargeable depuis la modale d'import) pour un format prêt à remplir
Utilisez votre propre fichier Excel ou CSV tel quel. PassPass vous propose ensuite d'associer vos colonnes aux champs attendus
Étape 1 : Fichier
Déposez votre fichier Excel (.xlsx) ou CSV.
Le fichier est refusé s'il est vide, s'il ne contient que la ligne d'en-tête, s'il n'a aucun nom de colonne ou s'il est protégé par mot de passe.
Étape 2 : Colonnes
Associez vos colonnes aux champs PassPass. Le tableau se lit dans le sens des champs PassPass : une ligne par champ attendu, avec un menu déroulant qui liste les colonnes de votre fichier.
PassPass pré-remplit ce qu'il reconnaît automatiquement ("Prénom", "First name", "Voornaam"...). Vérifiez les associations. Une colonne Exemple montre la première valeur réelle de votre fichier pour repérer une association inversée.
Les colonnes de votre fichier qui ne sont associées à aucun champ ne sont pas importées.
Champs obligatoires dans le fichier : Prénom, Nom et Email.
Champs facultatifs dans le fichier : Ticket, Quantité, Langue, et tous les champs personnalisés de vos formulaires.
Pour les événements multilingues, importez la langue du participant (FR, NL ou EN) pour que l'email de confirmation soit envoyé dans la bonne langue.
Étape 3 : Aperçu
Un tableau où tout se corrige sans retourner dans Excel :
La colonne Ticket est un menu déroulant sur chaque ligne, proposant vos tickets existants. Si votre fichier contenait une colonne ticket, elle est pré-remplie. Sinon, sélectionnez le ticket directement ici. Chaque participant doit avoir un ticket assigné avant l'import.
La Quantité vaut 1 par défaut
Sélectionnez plusieurs lignes pour leur attribuer un ticket ou une quantité d'un coup
Un bandeau compte les lignes prêtes et celles en erreur, avec un interrupteur N'afficher que les erreurs
Le ticket est obligatoire pour chaque participant, mais il n'a pas besoin d'être dans votre fichier Excel. Vous pouvez l'associer directement dans l'aperçu, en sélectionnant parmi vos tickets existants. C'est pratique quand votre liste ne contient que des noms et emails.
Une ligne en erreur bloque l'import. Les motifs les plus fréquents : nom manquant, email invalide, ticket non sélectionné, quantité non entière, langue non reconnue, et pour les champs personnalisés une valeur hors de la liste des choix proposés.
Étape 4 : Confirmation
Le récapitulatif affiche la liste des commandes qui seront créées, pas la liste des lignes du fichier.
Plusieurs lignes partageant le même email deviennent une seule commande à plusieurs places. Chaque place garde son propre nom. Un parent qui inscrit ses trois enfants avec son email obtient une commande, trois participants, trois noms. C'est pourquoi "12 lignes" peut afficher "5 commandes créées".
Un interrupteur décide de l'envoi de l'email de confirmation avec le billet. Il est activé par défaut.
Cliquez sur Confirmer l'import. Les participants sont ajoutés et chaque participant reçoit automatiquement son email de confirmation (si activé).
Si la capacité est insuffisante
Quand l'import dépasse une limite de billet ou de jauge, une fenêtre liste chaque billet concerné avec le nombre demandé et le nombre restant. Deux options :
Annuler, augmenter la limite du billet, recommencer
Forcer l'import : les places sont créées et les compteurs dépassent la limite. C'est un choix délibéré, pas un contournement
Bonnes pratiques
Préparation des données
Vérifiez la validité des adresses email
Supprimez les doublons dans votre liste
Standardisez le format des noms
Gestion des volumes importants
Pour des volumes importants, divisez votre fichier en plusieurs petits imports. Cela facilite la détection d'erreurs et permet un meilleur contrôle du processus.