En tant qu'organisateur d'événements, vous êtes le vendeur légal des tickets. C'est donc à vous d'émettre les factures lorsque vos acheteurs en demandent une. Créer chaque facture à la main, suivre la numérotation, envoyer les PDF, exporter pour la comptabilité : c'est vite fastidieux, surtout quand les volumes augmentent.
PassPass propose un outil de facturation qui s'en charge pour vous. Les commandes sont récupérées automatiquement, les brouillons de factures sont préparés, et vous n'avez plus qu'à valider et envoyer. Le tout peut même être entièrement automatisé.
Le parcours d'une facture
Le participant achète un ticket et renseigne ses données de facturation (société, n° de TVA, adresse) lors de l'inscription
Un brouillon est créé automatiquement dans PassPass Invoicing avec vos données d'émetteur et celles de l'acheteur
Vous validez la facture en suivant votre séquence de numérotation (ou automatiquement si la configuration est activée)
La facture PDF est envoyée par e-mail à l'acheteur avec un lien de téléchargement (peut être automatisé)
Vous exportez les factures en PDF ou en UBL (format XML compatible Peppol) pour les importer dans votre outil de comptabilité, les comptabiliser et les envoyer sur le réseau Peppol si nécessaire
Prérequis
Pour que l'outil puisse préparer des factures, vous devez d'abord activer la collecte des données de facturation sur votre événement. Depuis votre tableau de bord PassPass, rendez-vous dans votre événement → Parcours d'achat → Formulaire de commande et activez la collecte des données de facturation. C'est ce qui permet à vos acheteurs de renseigner leur société, n° de TVA et adresse lors de l'inscription. Sans cela, aucun brouillon de facture ne sera créé.
Accédez à l'outil de facturation → invoice.passpass.be
Se connecter
Connectez-vous avec votre compte PassPass, pas besoin de créer un compte séparé.
Allez sur invoice.passpass.be
Cliquez Se connecter avec PassPass
Identifiez-vous sur l'écran PassPass et autorisez l'accès à l'organisation
Au premier passage, un court accueil en 3 étapes explique le fonctionnement
Changer d'organisation : en haut de la barre latérale, cliquez sur le nom de l'organisation → Changer d'organisation. Chaque organisation a ses propres paramètres, séries et factures.
Paramètres de facturation
Barre latérale → Paramètres. Colonne de gauche : les réglages. Colonne de droite : un aperçu de facture qui se met à jour en direct.
Tant que l'identité est incomplète (raison sociale, adresse, e-mail de contact), un bandeau s'affiche dans toute l'application et aucune facture ne peut être émise.
Informations de l'entreprise
Logo (optionnel) : JPG, PNG, WebP ou SVG, 2 Mo max. Apparaît sur toutes les factures et dans l'e-mail
N° TVA (optionnel) : en le saisissant, la raison sociale et l'adresse se remplissent automatiquement via le registre des entreprises
Raison sociale (obligatoire) : la dénomination imprimée sur vos factures
E-mail de contact (obligatoire) : imprimé sur les factures et utilisé comme adresse de réponse des e-mails envoyés aux acheteurs
Adresse de facturation (obligatoire) : rue, code postal, ville, pays
Contenu des factures
Modèle de description : le texte de la ligne de facture. Par défaut "Participation à l'événement {event_name}". Variables disponibles : {event_name} (nom de l'événement) et {order_id} (n° de commande PassPass). Un exemple calculé s'affiche sous le champ.
Langue des factures : français, néerlandais ou anglais. S'applique aux titres, dates, montants, à l'e-mail et à la page de téléchargement. Changer la langue met à jour les brouillons existants. Une facture déjà émise garde sa langue.
Mention Peppol (interrupteur) : ajoute dans l'e-mail et sur la page de téléchargement qu'une facture électronique suivra par Peppol.
Lignes sans TVA (0 %) : la mention légale imprimée quand une ligne est à 0 %. Choix : Non déclaré, Exonération, Franchise des petites entreprises, Autoliquidation, Autre (texte libre). À faire valider par votre comptable.
Numérotation et séries
Un brouillon n'a pas de numéro. Il en reçoit un au moment de la validation, dans l'ordre, sans trou ni réutilisation.
Paramètres → Numérotation des factures → cliquez sur le prochain numéro de la Série principale pour configurer le format :
Début du numéro : préfixe libre (ex. FA2026-)
Prochain numéro : ne peut qu'augmenter
Longueur du numéro : nombre de chiffres, complété par des zéros (ex. 4 → 0042)
Fin du numéro : suffixe facultatif (ex. -BE)
Résultat : FA2026-0042-BE.
Une série par événement
Pour distinguer les événements en comptabilité, activez Attribuer une série par événement dans le bloc Numérotation. Choisissez l'événement et réglez son format (le préfixe doit être différent des autres séries).
Raccourci : depuis la liste des Événements, menu ⋯ de la ligne → Numérotation.
Si des factures de l'événement portent déjà un numéro de la série principale, elles le gardent. Seules les suivantes suivent la nouvelle série.
Gérer vos factures
La page Événements (accueil)
La liste de vos événements, synchronisée depuis PassPass. Colonnes : Nom, Date, Recettes, À traiter (brouillons en attente), Validées, Envoyées.
Filtre Afficher : À facturer (par défaut), Tous les événements, Archivés. Cliquez sur une ligne pour voir ses factures.
Actualiser les événements : force une synchronisation immédiate.
La Vue d'ensemble (toutes les factures)
Barre latérale → Vue d'ensemble. Toutes vos factures, tous événements confondus. Filtres : recherche libre, par événement, par statut, par téléchargement.
Actualiser les commandes : force un relevé immédiat.
Les statuts
Brouillon : préparé depuis la commande, modifiable, pas encore une facture. Pas de numéro
Validée : émise, numérotée, langue et régime TVA figés
Scellée : validée et verrouillée (par défaut après envoi ou téléchargement)
Ignorée : écartée. Ni validée, ni envoyée. Réversible (redevient brouillon)
Actions sur une facture
Via le menu ⋯ de la ligne :
Aperçu : toutes les factures
Valider : brouillon uniquement. Le numéro est attribué et le taux de TVA peut être corrigé avant validation
Ignorer : brouillon uniquement. Pour les commandes de test, doublons, ou factures déjà faites ailleurs
Rétablir : ignorée uniquement (redevient brouillon)
Télécharger PDF / Télécharger UBL (Peppol) : validée et scellée
Copier le lien : lien de téléchargement pour l'acheteur
Envoyer par email (ou Renvoyer) : validée et scellée
Supprimer : validée et scellée (avertissement : implications comptables)
Un brouillon ne se supprime pas : on l'ignore.
Actions groupées
Cochez plusieurs factures pour faire apparaître une barre en bas d'écran : Valider, Email, PDF, UBL (ZIP), Ignorer, Rétablir, Supprimer.
Automatiser la facturation
Par défaut, tout attend votre validation. L'automatisation valide et numérote chaque nouveau brouillon en moins de dix minutes, et peut l'envoyer aussitôt par e-mail.
Paramètres → Automatisation
Activez Génération automatique des factures
Optionnel : activez Envoi automatique par e-mail
Ce qui part automatiquement : uniquement les commandes payées après l'activation, au montant supérieur à 0, et dont l'acheteur a donné raison sociale et adresse complète. Les brouillons déjà en attente ne sont pas repris : validez-les à la main ou en lot.
Si l'automatisation est active, il est recommandé de dédier un journal de ventes à ces factures dans votre comptabilité, pour éviter les doublons avec d'autres facturations.
La liste Derniers passages montre ce que chaque passage a fait (nombre de factures émises, envoyées, ou la raison d'un blocage).
Ce que reçoit l'acheteur
L'acheteur n'a rien à installer ni de compte à créer.
1. Demander une facture : dans le formulaire de commande, au moment du paiement, l'acheteur coche la demande de facture et remplit société, n° de TVA et adresse.
2. L'e-mail : envoyé dans la langue de la facture, au nom de l'organisateur, avec son logo. Contient un bouton de téléchargement et le lien en clair.
3. La page de téléchargement : la facture s'affiche à l'écran avec un bouton pour télécharger le PDF. Le lien est personnel. Vous voyez dans votre liste si la facture a été téléchargée et quand.
Sur la facture : logo, émetteur, client, date de facture et de paiement, ligne(s) selon le modèle de description, n° de commande, TVA par taux, total TTC, mention "Payée".
Export UBL et Peppol
Toute facture validée s'exporte en UBL, le format de facture électronique européen (norme EN 16931, profil Peppol BIS 3). PassPass fournit le fichier. L'envoi sur le réseau Peppol reste à votre charge.
Vue d'ensemble → menu ⋯ d'une facture → Télécharger UBL (Peppol), ou plusieurs factures cochées → UBL (fichier ZIP).
Import direct dans un logiciel comptable (Winbooks, Exact, Odoo, Yuki...) sans ressaisie.
Marque blanche
La marque blanche fait partir les e-mails de facture sous votre nom et votre domaine, sans mention PassPass. Elle est activée par PassPass sur demande, événement par événement.
Paramètres → Marque blanche : une ligne par événement activé, avec l'expéditeur et l'adresse de réponse.
Envoyer un test : recevez exactement l'e-mail que recevront vos acheteurs, avec une facture de démonstration. Limite de 10 tests par heure.
La synchronisation tourne toutes les 5 minutes. Cliquez Actualiser les commandes. Vérifiez aussi que l'acheteur a bien demandé une facture : sans données de facturation, pas de brouillon.
Oui. À la première connexion, tout l'historique est récupéré et chaque commande avec demande de facture devient un brouillon.
Pas encore géré dans l'outil : la facture se fait en dehors.
Une facture numérotée ne se modifie pas. La note de crédit n'existe pas encore dans l'outil : à faire dans votre comptabilité. Tant que c'est un brouillon, le taux de TVA se corrige à la validation, ou vous pouvez l'ignorer.
Celui configuré sur vos billets dans PassPass, repris automatiquement. Le choix du taux et du régime relève de l'organisateur et de son comptable. L'outil donne les réglages, il ne décide rien.
Paramètres → Langue des factures. Les brouillons suivent le changement. Les factures déjà émises gardent leur langue.
Oui, via Changer d'organisation en haut de la barre latérale. Chaque organisation a ses propres paramètres, séries et factures.