Lorsqu'un participant achète un ticket sur PassPass, c'est vous, l'organisateur, qui êtes le vendeur légal. PassPass agit comme intermédiaire technique et facilite la transaction, mais la vente est conclue entre vous et votre participant. Les factures doivent donc être émises en votre nom, et non au nom de PassPass.
Pour vous simplifier cette étape, PassPass met à disposition un module de génération de factures. Cet outil vous permet de créer, numéroter et envoyer des factures PDF à vos participants, directement à partir des commandes exportées depuis votre dashboard PassPass.
Accédez au module de facturation → invoice.passpass.be
Le module de facturation est un outil séparé de votre dashboard habituel. Votre compte PassPass (dashboard.passpass.be) ne fonctionne pas sur ce module → vous devez créer un nouveau compte sur invoice.passpass.be.
Créer votre compte
Rendez-vous sur invoice.passpass.be et créez un nouveau compte. Ce compte est indépendant de votre compte PassPass → même si vous utilisez la même adresse email, il s'agit d'un compte distinct avec son propre mot de passe.
Une fois inscrit, vous arrivez sur votre tableau de bord de facturation.
Configurer vos paramètres
Avant de générer votre première facture, configurez vos informations de facturation dans les Paramètres :
Numéro d'entreprise → votre numéro de TVA ou d'entreprise
Dénomination sociale → le nom officiel de votre organisation
Adresse de facturation → l'adresse qui apparaîtra sur vos factures
Description du produit → le libellé qui apparaît sur la ligne de facturation (par exemple "Accès aux workshops"). Vous pouvez inclure la balise {event_name} pour insérer automatiquement le nom de l'événement
Langue du document → choisissez la langue dans laquelle les factures seront générées (français, néerlandais ou anglais)
Créer un événement
Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Créer une facture puis sélectionnez Nouvel événement. Donnez-lui un nom (par exemple le nom de votre événement PassPass) et définissez le taux de TVA applicable.
Si vous avez déjà créé un événement et souhaitez ajouter de nouveaux participants, sélectionnez simplement l'événement existant au lieu d'en créer un nouveau.
Importer vos participants
Vous avez deux options pour ajouter des participants :
Ajout manuel → saisissez les informations une par une
Import via fichier Excel (recommandé) → importez directement le fichier exporté depuis votre dashboard PassPass
Pour exporter le fichier depuis PassPass :
Rendez-vous dans la section Commandes de votre dashboard PassPass
Cliquez sur Exporter pour télécharger le fichier Excel
Dans le module de facturation, cliquez sur Importer et sélectionnez ce fichier
Le module vous indique combien de lignes sont valides → ce nombre correspond aux commandes payantes (les commandes gratuites ne génèrent pas de facture).
Importer en plusieurs vagues
Vous n'avez pas besoin d'attendre que toutes les commandes soient rentrées pour commencer à facturer. Par exemple, une semaine après votre événement, exportez vos commandes depuis PassPass et importez-les pour envoyer une première vague de factures. La semaine suivante, réexportez simplement toutes les commandes de l'événement depuis votre dashboard PassPass, puis réimportez ce fichier dans le même événement sur invoice.passpass.be → le module écarte automatiquement les commandes pour lesquelles une facture a déjà été émise. Pas besoin de trier ou d'adapter votre fichier d'import, le module s'en charge.
Prévisualiser vos factures
Avant de valider, vous pouvez prévisualiser chaque facture en cliquant sur l'icône d'aperçu. Chaque facture affiche :
L'émetteur → vos coordonnées de facturation (selon vos paramètres)
Le destinataire → les informations de la personne qui a passé la commande
Le montant hors TVA et la TVA → les tickets PassPass sont vendus TTC, la facture détaille la répartition
Le solde dû → 0 € puisque la facture est émise après l'achat (le participant a déjà payé)
Numéroter et valider
Attribuez un numéro de facture en configurant votre séquence de numérotation :
Préfixe → par exemple "FA2026" ou tout autre format correspondant à votre comptabilité
Numéro de départ → adaptez-le pour qu'il suive la séquence déjà entamée dans votre journal comptable
Nombre de chiffres → ajustez le nombre de chiffres après le préfixe
Un aperçu en bas à gauche vous montre le résultat en temps réel (par exemple FA2026-121, FA2026-122, etc.).
Une fois satisfait, cliquez sur Valider les factures pour les générer.
Veillez à bien suivre votre numéro de séquence pour éviter les incohérences dans votre comptabilité. PassPass n'est pas responsable de la gestion de votre séquence de numérotation.
Envoyer les factures
Une fois les factures validées, vous pouvez les envoyer par email directement depuis le module. Vous pouvez adapter la langue de l'email d'envoi.
Vos participants recevront un email les invitant à télécharger leur facture. En cliquant sur le lien, ils accèdent à une page où ils peuvent télécharger le PDF pour leur comptabilité.
Suivre et exporter
Depuis votre tableau de bord, vous pouvez suivre le statut de chaque facture grâce aux pastilles de suivi → facture envoyée, téléchargée, etc.
Pour votre propre comptabilité, sélectionnez vos factures et exportez-les :
Export PDF → pour archivage ou envoi manuel
Export UBL → format structuré compatible avec les logiciels comptables (Horus, Falco, Accountable, etc.) permettant l'import automatique et l'envoi via le réseau Peppol
Certains logiciels comptables permettent également de générer automatiquement une facture Peppol à partir d'un PDF. Vérifiez les fonctionnalités de votre logiciel.
Rendez-vous sur invoice.passpass.be. Le module est accessible à tous les organisateurs PassPass. Vous devez créer un nouveau compte → votre compte PassPass (pro.passpass.be) ne fonctionne pas sur ce module.
Oui, vous pouvez créer autant d'événements que nécessaire dans le module. Chaque événement a sa propre liste de participants et ses propres factures.
Le module détecte automatiquement les doublons → les factures déjà générées ne seront pas recréées. Vous pouvez donc réimporter vos commandes à tout moment.
Non, seules les commandes avec un montant supérieur à 0 € génèrent une facture.
Une fois validée, une facture ne peut plus être modifiée. Vérifiez bien vos paramètres et la prévisualisation avant de valider.